Austausch, Wissen, Praxis: die SAP-Ansprechpartner der AG Entgeltabrechnung

Kerngeschäft „gesetzliche Änderungen“: Wie die AG Entgeltabrechnung DSAG-Mitglieder im Alltag unterstützt

Die DSAG-Arbeitsgruppe (AG) Entgeltabrechnung hat im Durchschnitt 20 Themen pro Jahr auf der Agenda – entsprechend gut ist das Gremium mit den drei SAP-Ansprechpartnern Gudrun Middendorf, Christian Müller und Michael Haas aufgestellt. Welche Themen den Alltag bestimmen, was das Offering so besonders macht und wie das Miteinander von Anbieter und Anwendern in der Praxis aussieht, das haben die drei Experten im Gespräch mit der impulsant-Redaktion verraten.

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Die DSAG bietet in mehr als 200 Arbeitskreisen und -gruppen eine große Themenvielfalt. Ihr Themengebiet – die SAP Entgeltabrechnung –  ist ebenfalls groß und so treffen wir uns hier auch in großer Runde. Für wen genau ist Ihre AG essenziell und was sind hier die Themen und Dauerbrenner, die SAP-Anwender aktuell fordern?

Gudrun Middendorf: Wir sind Ansprechpartner für alle Fach- und Führungskräfte aus der Entgeltabrechnung und dem Personalwesen, die Informationen über sämtliche relevanten gesetzlichen und verwaltungsseitigen Rahmenbedingungen und deren Umsetzung in ihre SAP-Systeme benötigen. Oder um es auf den Punkt zu bringen: Gesetzliche Änderungen und Compliance sind unser Kerngeschäft! Für uns ist die Tätigkeit als AG-Sprecher ein wichtiger und integraler Bestandteil unserer täglichen Arbeit in der Produktentwicklung, denn in punkto gesetzlicher Änderungen müssen wir nicht nur zeitnah informiert sein, was genau sich nun ändert, sondern beinahe schon wichtiger ist zu wissen, wie übertragen wir die Vorgaben anwenderorientiert in die SAP-Systeme der Nutzer? Insofern kommt uns die Tätigkeit als AG-Ansprechpartner für die DSAG-Mitglieder mehr als entgegen, denn noch näher am Anwender zu sein ist kaum möglich.

Christian Müller: Dem kann ich nur zustimmen. Wir haben dadurch seit vielen Jahren – bzw. zwei von uns bereits seit Jahrzehnten – die Möglichkeit, zeitnah direktes Feedback als auch Input der Anwender zu bekommen. Und im Gegenzug können wir so vor dem Roll-out neuer Funktionalitäten oder Erweiterungen Anwender mit allen wichtigen Informationen und Details unterstützen, denn wenn Gesetze geändert werden, muss es meistens sehr schnell mit der Umsetzung gehen.

Haben Sie hierfür ein passendes Beispiel?

Middendorf: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zum Beispiel – kennt jeder von uns, was allerdings technisch dahinter steckt, ist eine ganz andere Geschichte. Die gelben Zettel vom Arzt gibt es nicht mehr, sie wurden 2023 ersetzt durch ein elektronisches Verfahren. Dabei übermittelt der behandelnde Arzt direkt Daten an die Krankenkassen und der Arbeitgeber wiederum ruft diese Informationen bei den Krankenkassen ab. Für die technische Umsetzung all dieser Prozesse waren und sind wir zuständig und versuchen vollumfänglich bei allen Fragen und Problemen zu unterstützen, diese im Sinne der Endnutzer zu lösen. Dafür arbeiten wir Hand in Hand mit den AG-Mitgliedern. Ganz besonders hervorzuheben sind in diesem Zusammenhang die Test- und Pilotierungsaktivitäten der Anwender vor der allgemeinen Freigabe, denn hier bekommen wir seit jeher sehr wertvolles Feedback und essenzielle Mehrheitsbilder, um Entscheidungen treffen zu können – auch, ob der Button oben rechts oder unten links sein soll –, und das wissen wir sehr zu schätzen.

Was macht Ihr Produkt besonders?

Michael Haas: Die SAP Entgeltabrechnung, wird in der Praxis in der Masse eingesetzt: Etwa die Hälfte der deutschen Arbeitnehmer wird über unsere Software abgerechnet, die wiederum jeden Monat dafür sorgt, dass mehr als 20.000.000 Arbeitnehmer ihr Gehalt korrekt berechnet und ausgezahlt bekommen. Das ist für uns eine riesige Motivation, am Ball zu bleiben und konstant mit den Anwendern im engen Austausch zu stehen!

Welche weiteren Themen stehen bei Ihnen auf der Agenda?

Haas: Das wechselt ständig durch, das können Steuer- und Sozialversicherungsthemen und seitens der EU viele neue Gesetze sein. Aber auch von der noch recht neuen Regierung erwarten wir aktuell wieder einige neue To-Do’s, zum Beispiel im Umfeld  der Aktivrente oder der EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Und natürlich versuchen wir, wo möglich und etwas Zeit erübrigt werden kann, auch auf „kleinere“ Wünsche und Anregungen einzugehen. Ein Beispiel hierfür ist der Arbeitgeberzuschuss zur Altersvorsorge, wo das Gesetz recht unspezifisch war. Hier haben wir uns wirklich Zeit genommen und gemeinsam überlegt, wie diese Anforderung im Standard am besten abgebildet werden kann und wie wir das unseren Kunden dann letztlich anbieten wollen.

Middendorf: Zum Stichwort Standard noch eine wichtige Anmerkung: Hierbei muss immer unterschieden werden, ob es ausreichend ist, einen bestimmten Funktionsumfang für eine gesetzliche Änderung im Standard umzusetzen oder ob die Anwender ihr System auch in Eigenregie erweitern können. Deshalb setzen wir viel auf Schnittstellen, um insbesondere für Branchenspezifika oder sonstige individuelle Anforderungen den Nutzern die Möglichkeit zu bieten, auch selbst aktiv werden zu können. Und natürlich müssen wir an manchen Stellen auch immer Funktionalität gegen Bedienbarkeit abwägen.

Die Mehrheit von Ihnen ist ja schon sehr lange in diesem Amt tätig, Frau Middendorf und Herr Müller seit über 20 Jahren, Herr Haas seit 10 Jahren: Was schätzen Sie an den AG-Mitgliedern besonders?

Middendorf: Die Anwender wissen wirklich sehr gut Bescheid und wie bereits erwähnt, beide Seiten profitieren von dem konstanten Austausch. Ohne das Anwenderwissen, das wir direkt in die Produktentwicklung einfließen lassen, wären einige Anwendungen sicher nicht so gut geworden, wie sie heute sind. Fakt ist, die Politik sieht die Welt manchmal recht einfach, in der Praxis geht es dann meistens etwas holpriger zu – und genau das macht den engen Austausch und das Feedback so wertvoll, denn hier treten Aspekte zutage, die wir nicht auf dem Schirm haben. Vor allem auch, da wir sehr viel unterschiedliches Feedback bekommen und nicht nur von ein oder zwei Anwendern mit denselben Anforderungen und demselben Tarifvertrag. Und entgegen landläufiger Meinung haben wir keinen Einfluss auf die Gesetzgebung: Wir nehmen, was kommt und versuchen es bestmöglich im Sinne unserer Kunden umzusetzen.

Müller: Und auch mit dem DSAG-Sprecher-Team, Stefan Brandstetter und Christian Becker, haben wir seit jeher einen wirklich guten Austausch und ein tolles Miteinander auf Augenhöhe, das wissen wir sehr zu schätzen. Das hat sich mittlerweile herumgesprochen, so dass bei uns wirklich einige Team-Kollegen, und dazu zählen auch viele Entwickler, sehr gerne zu den DSAG-Veranstaltungen kommen und sich auf den Dialog und die Diskussion mit den Anwendern freuen. Denn dort lässt es sich dann auch mal bis in die letzte Detailebene diskutieren, ohne dass eine Teams-Call-Notiz aufpoppt, die das Ende des Meetings in fünf Minuten ankündigt.

Vielen Dank für das Gespräch!