Data Access and Export: Steuerprüfung mit SAP Concur optimiert

Neues Add-on für Concur Expense jetzt verfügbar

SAP-Kunden können jetzt das Add-on Data Access and Export für Concur Expense nutzen. Die DSAG-Arbeitsgruppe Datenzugriff (GoBD) und die DSAG-Arbeitsgruppe Concur haben die Entwicklung eng begleitet. So wurde bereits 2023 erstmals im DSAG-Interview „Von der Steuerpflicht zur Kür“ über die Zusammenarbeit berichtet. Im aktuellen Interview sprechen Rolf Andres (DSAG-Arbeitsgruppe Datenzugriff (GoBD)), Sven Externbrink (DSAG-Arbeitsgruppe Concur) und Armin Friemelt (SAP) jetzt nach Markteinführung über die Herausforderungen bei der Entwicklung, die Zusammenarbeit und über die Vorteile des Add-ons für Unternehmen.

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Was war das Besondere bei der Entwicklung von Data Access and Export für Concur Expense?

Armin Friemelt: Um die Kundenanforderungen zu erfüllen, mussten wir auf eine Technologieplattform außerhalb von Concur Expense ausweichen. Dennoch galt es, sicherzustellen, dass die Anwendung nahtlos in alle Concur-Prozesse integriert ist, vollständig auf SAP-Infrastruktur läuft und zu 100 Prozent von SAP verwaltet wird. Hierfür mussten technische, aber auch kommerzielle Herausforderungen gemeistert werden. Eine weitere Besonderheit ist, dass wir zwei vollkommen unterschiedliche Anwendergruppen bedienen müssen: Unsere Concur-Expense-Kunden, für die Concur Expense eine normale Unternehmensanwendung ist und Steuerprüfer:innen der Finanzbehörden, die sich mit SAP Concur nicht auskennen, aber viel Erfahrung mit SAP-Finanz- und HR-Lösungen haben. Diesen Anwender:innen müssen wir Abrechnungsdaten aus Concur auf einem SAP-typischen User-Interface (UI) und in einer standardisierten Struktur anbieten. Die steuerlichen Außenprüfungen folgen oft bestimmten Schemata und erfordern dann Daten in einem SAP-Format. Um diesen Prozess optimal zu unterstützen, haben wir intensiven User-Research bei Kunden und externen Anwender:innen betrieben.

Rolf Andres: Weiterhin war abzusichern, dass die steuerlichen Außenprüfer:innen die Sicherheit haben, dass die Daten, die im Tool zur Auswertung und zum Download bereitgestellt werden, eins zu eins denen in Concur Expense entsprechen. Wichtig war dabei, dass die Daten beim Transfer durch den Anwendenden nicht verändert werden können. Eine entsprechende Dokumentation sorgt für Transparenz im Übertragungsprozess.

Wodurch zeichnete sich die Zusammenarbeit zwischen DSAG und SAP aus?

Friemelt: Wir hatten eine sehr produktive Zusammenarbeit über den gesamten Zeitraum der Produktentwicklung. Über die DSAG konnten wir die verschiedenen Evolutionsstufen der Anwendung in Workshops der Arbeitsgruppen testen und wertvolles Feedback sammeln. Auch die Zusammenarbeit mit den Steuerbehörden wurde durch die DSAG erleichtert. Die DSAG fungierte als Vermittler zwischen Kunden, externen Anwender:innen und SAP. Zusätzlich konnten wir das Thema auf den DSAG-Jahreskongressen immer wieder vorstellen und wertvolle Rückmeldungen einholen. Wenn wir auf dieser Veranstaltung zusätzlich noch Usability Tests hätten anbieten können, hätten die Kunden und SAP noch mehr profitieren können.

Andres: Durch große Offenheit und die enge Zusammenarbeit zwischen SAP und DSAG waren wir immer über die nächsten Schritte informiert, soweit sie kommuniziert werden konnten. Darüber hinaus war SAP immer offen für Anregungen und Empfehlungen seitens der DSAG, insbesondere hinsichtlich des Ablaufs einer Business-Process-Prüfung, da hier anfangs primär auf die DSAG-Expertise zurückgegriffen wurde.

Sven Externbrink: Die in Zusammenarbeit von DSAG und SAP durchgeführten Workshops zeigen am besten, welchen Mehrwert die DSAG bietet. Hier wurde zum einen ein Workshop mit interessierten Kundenvertreter:innen durchgeführt. Zum anderen gab es einen weiteren Workshop mit Vertreter:innen der Steuerbehörden. So konnte in meinen Augen erfolgreich sichergestellt werden, dass am Ende eine Lösung auf den Markt kommt, die alle Beteiligten zufriedenstellt.

Welche offenen Punkte gibt es jetzt noch?

Friemelt: Weitere Funktionalitäten zur Abrundung und Vereinfachung. Der Roll-out von Data Access and Export für Concur Expense erfolgte bisher nur für Deutschland. Als nächstes machen wir die Anwendung fit für den globalen Roll-out. Dazu gehören die Erweiterung der unterstützten Sprachen und die Abdeckung länderspezifischer Anforderungen und Formate.

Andres: Wir müssen jetzt das Feedback aus den ersten Installationen und von den jeweiligen Prüfer:innen abwarten, um weiteren Optimierungsbedarf zu erkennen. Wir werden als Arbeitsgruppe Datenzugriff (GoBD) das Thema weiterverfolgen und es in unseren Sitzungen im Mai sowie auf dem DSAG-Jahreskongress wieder auf die Agenda setzen. Wir hoffen auf weiteres Feedback aus der Praxis.

Externbrink: Insbesondere die Ausweitung auf eine globale Verfügbarkeit ist für viele SAP-Concur-Kunden interessant, da auch im Ausland ähnliche Anforderungen der dortigen Steuerbehörden immer öfter zu vernehmen sind. Hier stehen wir interessierten Kunden mit der DSAG-Arbeitsgruppe SAP Concur gerne als Ansprechpartner und Vermittler zur Verfügung.

Wie positioniert sich SAP im Vergleich zur Konkurrenz?

Friemelt: Der Markt der Reisekostenabrechnungslösungen außerhalb des SAP-Universums ist geprägt durch viele unterschiedliche Lösungen, inklusive Tabellenkalkulation oder papierbasierte Lösungen. Zu diesem speziellen Anwendungsfall haben wir deshalb keine Mitbewerberanalyse betrieben, sondern direkt mit unseren Kunden und der DSAG an einer praxisgerechten Lösung gearbeitet. Aus der Steuerprüfungspraxis haben wir jedoch gehört, dass andere Lösungen bei dieser speziellen Anforderung nicht herausragend sind. Insbesondere US-basierte Software-Anbieter schneiden in diesem Bereich eher negativ ab.

Andres: Wir sind als DSAG froh, dass SAP Concur im ersten Schritt die Nöte der deutschen Anwender erkannt und nach intensiven Diskussionen eine Lösung bereitgestellt hat, mit der sich die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland erfüllen lassen. Dass weitere Roll-outs in andere Länder mit ähnlichen Anforderungen geplant sind, begrüßen wir ausdrücklich.

Externbrink: Als Marktführer im Bereich Reisekostenabrechnung ermöglicht SAP Concur nun einen sehr viel einfacheren Datenzugriff der Steuerbehörden.

Kurz und knapp: Wie profitieren Anwender und SAP?

Friemelt: Sowohl unsere Kunden als auch die Endanwender:innen wie Steuerprüfer:innen oder externe Auditor:innen profitieren von einem deutlich schlankeren Prozess. Sie können auf alle erforderlichen Daten direkt und selbst zugreifen, wodurch zeitaufwändige Anfragen entfallen. Diese Anfragen haben den Prüfungsprozess in der Vergangenheit oft um Wochen verzögert. Steuerprüfungen können nun in wenigen Minuten bis Stunden vorbereitet werden. Die nachträgliche Bereitstellung von Daten entfällt fast vollständig.

Andres: Mit Data Access and Export für Concur Expense haben wir erstmals eine integrierte Lösung, die speziell für steuerliche Außenprüfungen entwickelt wurde. Damit entfallen interne Schnittstellen zur IT und anderen Bereichen, was die Bereitstellung von Daten erleichtert. Einzelne Prüfungsfragen können so schneller beantwortet werden.

Externbrink: Mit Data Access and Export for Concur Expense gibt es nun eine zeitsparende und effiziente Prüfmöglichkeit, die sich ohne tiefgreifende IT-Fähigkeiten bedienen lässt. Das kommt auch den Kunden zugute und beschleunigt den Prüfungsprozess deutlich.

Vielen Dank für das Gespräch!

Die Interviewpartner

Rolf Andres
DSAG-Arbeitsgruppe Datenzugriff (GoBD)

Sven Externbrink
DSAG-Arbeitsgruppe Concur

Armin Friemelt
SAP