DE-VAU-GE setzt S/4HANA-Conversion bilderbuchmäßig um

SAP S/4HANA als Enabler für eine innovative und stabile IT-Zukunft bei DE-VAU-GE

„Wir sind gut vorbereitet, lass es uns machen“: Getreu diesem Motto ist der Lebensmittelhersteller DE-VAU-GE Gesundkostwerk Deutschland GmbH innerhalb von sieben Monaten auf SAP S/4HANA migriert – inklusive vorhergehender Teilprojekte, die den Weg für die Brownfield-Conversion optimal geebnet haben. Wie genau die S/4HANA-Reise und ihre Highlights, Herausforderungen und Lessons Learned aussahen, das berichtet IT-Leiter Hartmut Schröder.

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DE-VAU-GE setzt SAP-S/4HANA-Conversion bilderbuchmäßig um

Cerealien, Drinks, Energy Food und Snacks sind die Spezialitäten der DE-VAU-GE Gesundkostwerk Deutschland GmbH mit Stammsitz in Lüneburg und einem Vertrieb in über 20 Ländern weltweit. Das heutige Kerngeschäft dreht sich zwar um Müsli, gebackenes Müsli, Cerealien, Müsli- und Obstriegel, aber auch Plant-based Drinks wie Hafermilch, Bio Soja Drinks & Co. zählen zum Produktportfolio des mittelständischen Unternehmens.

Mit über 950 Mitarbeitenden an den beiden Standorten Lüneburg und Tangermünde ist das Unternehmen damit einer der bedeutendsten Handelsmarkenhersteller für Frühstückscerealien. Im Fokus stehen dabei seit 125 Jahren die hohe Qualität und kontinuierliche Produktinnovation sowie ein herausragender Kunden-Service und eine hohe Mitarbeitendenzufriedenheit.

Für jede Anforderung das passende Rezept – und den passenden Prozess

Das Herzstück von DE-VAU-GE ist die Produktentwicklung: Hier paaren sich hohe Kreativität mit fundiertem Fachwissen, um schnell und flexibel genau die Produkte zu entwickeln oder weiter zu verbessern, die der Markt nachfragt. Ein Thema ist hierbei die Reduzierung von Zucker ohne zu große Geschmacksveränderungen für Endverbraucher:innen, da die ernährungsphysiologischen Werte von Nahrungsmitteln weltweit immer mehr im Fokus stehen. Parallel zur Rezeptentwicklung finden tägliche Verkostungen von Mustern aus der Versuchsküche statt und ständige Lagertests stellen sicher, dass die Produkte auch bis zum Ende ihrer Mindesthaltbarkeit qualitativ einwandfrei sind. Parallel dazu müssen Maschinenlaufzeiten und die Instandhaltung durchgehend überwacht werden.

Rechtzeitig auf den End of Support (EoS) vorbereitet sein

Dass die Anforderungen und Aufgaben damit nicht enden, erklärt IT-Leiter Hartmut Schröder: „Neben dem Tagesgeschäft haben wir es mit vielen gesetzlichen Auflagen zu tun, sei es aktuell die neue EU-Richtlinie NIS2 (mehr dazu im DSAG-Positionspapier) bezüglich IT-Sicherheit und Compliance oder die EU-Verordnung zur Vermeidung von Entwaldung (EU-DR). Hier den Ball konstant und sicher in der Luft zu halten, erfordert IT-seitig die bestmögliche Basis.“ Und so fiel bereits 2018 – nachdem auf dem DSAG-Jahreskongress der End of Support (EoS) für SAP ERP ECC 6.0 verkündet wurde – frühzeitig die Entscheidung, sich zügig auf SAP S/4HANA vorzubereiten.

Viele Teilprojekte ebnen Weg zur erfolgreichen Lean-Conversion

„Von Anfang an stellten wir uns die Frage: Was können und was müssen wir vorab realisieren und prüfen, damit eine Lean Conversion möglich wird? Mit beigetragen zu dieser Entscheidung hat auch der steigende Druck durch den internationalen Wettbewerb, denn unsere Geschäftsprozesse müssen alle sehr flexibel, schlank, effizient und stabil laufen sowie ständig verfügbar sein. Und so war es erfolgsentscheidend, einen Weg zu finden, auf dem wir immer anpassungsfähig bleiben“, erklärt Hartmut Schröder und ergänzt: „Und natürlich können wir nicht jahrelang einführen, schließlich wartet die Welt nicht auf DE-VAU-GE, bis wir die Innovationen von S/4HANA nutzen können.“

Viele einzelne Teilprojekte ebneten den Weg

Um hier optimal vorbereitet zu sein, wurden also frühzeitig sämtliche notwendigen Voraussetzungen für die Conversion recherchiert und in Teilprojekte gegliedert. Auch wurden die Lösungen auf die seitens der Fachbereiche gewünschten Optimierungen immer auf den SAP-Standard zurückgeführt. Das Ergebnis dieser Vorgehensweise war eine weitgehend standardisierte SAP-Anwendung und dank Teilprojekten wie unter anderem Buchungskreis Merge, Recipe Development, Business Partner, HANA DB ECC 6.0 sowie PPDS embedded im Side-by-Side-Ansatz etc. ist heute der Grundstein für eine gewisse HANA-Readiness gelegt. „All diese Optimierungen fanden auf der für die Key User bekannten Umgebung statt, so dass die Anforderungen an das Change Management sowie das Risiko auf die Teilprojekte isoliert und minimiert waren“, fasst der IT-Leiter zusammen.

SAP S/4HANA bringt Innovation und Simplification – wenn man es richtig angeht

Entsprechend war DE-VAU-GE danach in der Lage, die Entscheidung für eine Lean Conversion fällen zu können und das Conversion-Projekt iterativ aufzubauen. Das bedeutet, in Schritt eins begann das mittelständische Unternehmen mit einer Sandbox Conversion. Hierbei wurden sehr konkret die technischen Anforderungen der Conversion und die Vorbereitungsgüte offengelegt. Danach folgten die Conversions des Entwicklungs-, des Test- und final des Produktivsystems. Basierend darauf wurden sowohl die Planung des Going-lives, die Funktion der Prozesse und der Tests immer detaillierter.

„Der Fokus konnte anschließend auf das Change Management der verbliebenen Simplifications, die Orchestrierung und das Projekt-Management gelegt werden. Für alle Prozesse, die von Simplifications betroffen sein könnten, wurden Ist/Soll neu definiert und trainiert. Daraus entstanden sowohl Schulungsunterlagen als auch Testkataloge“, erinnert sich Hartmut Schröder. „Bei der Prozessaufnahme wurde zusätzlich der Reifegrad der Anwendung abgefragt. Die Orchestrierung betraf im Wesentlichen die Migration des embedded Production Planning and Detailed Scheduling (PP/DS) auf das Zielsystem sowie Add-on-Installationen und Schnittstellenanpassungen zu Sub-Systemen. Das Projekt-Management koordinierte und hielt alle Beteiligten informiert, dafür nutzte es mit JIRA ebenfalls einen agilen Ansatz“.

Kein digitaler Dinosaurier sein

Ein weiterer wichtiger Aspekt für den Projekterfolg war, dass man sich bei VAU-DE-GE vor dem Start dafür entschied, zusätzlich externe Unterstützung ins Haus zu holen, da die mit der Conversion einhergehenden Aufgaben mit der hauseigenen IT-Mannschaft in keinem annehmbaren Zeitraum zu stemmen gewesen wäre. „Um es mal vorsichtig zu sagen: Wir zielten auf ein bewegtes Ziel, denn je länger eine Conversion benötigt, umso mehr Neuerungen, Feature Packs und Major Releases finden in diesem Zeitraum statt“, erklärt IT-Leiter Hartmut Schröder.

„Und um hier die benötigte Geschwindigkeit zu erreichen, kann ich allen Kolleg:innen mit ähnlichen Vorhaben nur dringend empfehlen, sich rechtzeitig die passenden Partnerschaften für ihre Conversion-Themen zu suchen. Denn gerade mittelständische Unternehmen haben weder die Zeit noch das Know-how, um einen Going-live alleine mit dem SAP Conversion-Team zu stemmen. Vom zugehörigen Projekt-Management einmal ganz abgesehen oder auch – wie in unserem Fall – 24.000 Z-Coding-Anpassungen oder den Add-ons, die ebenfalls dank professioneller Unterstützung sofort out-of-the-box nutzbar waren. Das heißt, dass die sorgfältige Partnerauswahl, das optimale Projekt-Management und motivierte Key User nicht nur dazu geführt haben, den digitalen Dinosaurier zu vermeiden, sondern wir dank der guten Vorbereitung und des exzellenten Projektverlaufs auch keinen Produktionsausfall hatten, dafür aber eine Testabdeckung von 97 Prozent, einen Testerfolg von 96 Prozent und einen nur 14-tägigen Code-Freeze benötigten.“

Herausragende Vorbereitung dank iterativem Ansatz

Durch die genannten Vorarbeiten der immer detaillierteren Planung und Kommunikation zwischen den Beteiligten – und trotz der parallel stattfindenden Projekte wie der Migration von SAP Production Planning and Detailed Scheduling (PP/DS) – fand der Going-live Ostern 2024 statt. Und diese vier Tage wurden effektiv genutzt, denn danach war SAP S/4HANA im Live-Einsatz: „Alle Teilprojekte, die Umsetzung des Z-Codings, die Funktion der Schnittstellen und der Add-ons auf einer Timeline von vier Tagen auf SAP S/4HANA zu hieven war eine großartige Leistung“, erinnert sich Hartmut Schröder. Besonders hervor hebt er die Kommunikation und den Team-Zusammenhalt während des langen Wochenendes und das JIRA-Tool, das die Kommunikation aller Team-Mitglieder und deren Rufbereitschaften lückenlos organisierte, den Prozess dank SMS-Alert am Laufen hielt und für ständige Updates sorgte.

S/4HANA-Conversion: Wenn es nach dem Smoke-Test tatsächlich raucht

Kurzes Kopfzerbrechen gab es allerdings nach der Inbetriebnahme: Insgesamt 19 Bugs wurden angezeigt, drei davon kritisch. Einige Incidents waren tatsächlich dem Stromausfall in einem Werk zuzuschreiben, andere zunächst eher unerklärbar, wie etwa eine plötzlich schlechte Performance oder eine abermals gestörte RD-Suche. Allerdings war das Projekt-Team so eingespielt, dass alle kritischen Bugs parallel abgearbeitet und gelöst werden konnten.

„Auch hier hat sich unsere externe Unterstützung mehr als bezahlt gemacht, denn der normale Weg – nämlich bei SAP ein Ticket zu lösen und ein bis zwei Wochen auf eine Antwort zu warten – hätte hier schlichtweg nicht funktioniert“, freut sich der IT-Leiter. „So haben wir innerhalb kürzester Zeit alle Incidents erfolgreich auflösen können, und danach auch tatsächlich gewusst, was die Ursachen waren – so dass wir die Probleme zum einen im Nachgang bewältigen konnten, aber auch schon drei Schritte vorher die Gründe dafür kannten.“

SAP S/4HANA ist das, was man daraus macht

Bezüglich des Nutzens der Bilderbuch-Conversion äußert sich der IT-Leiter folgendermaßen: „SAP S/4HANA ist das, was man daraus macht. Wir sehen eine Menge Chancen, etwa durch die Fiori-Apps, mobile Anwendungen, einfachere Oberflächen oder auch Self-Services, etwa im HR-Bereich. Grundsätzlich war unser Ziel aber erst einmal, ein zukunftsfähiges und innovatives Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System zur Verfügung zu haben, dass unsere Kernkompetenzen stärkt, Innovationen unterstützt und es uns ermöglicht, nachhaltig und sicher wachsen zu können. Zusätzlich kennen wir durch die Aufnahme des Reifegrades der Prozesse und die Häufigkeit der Anwendung deren Potenziale. Damit können wir nun zielgerichtet nach den größten Effekten in die Optimierung gehen. Und wir unterstreichen damit auch, dass eine Lean Conversion nicht böse sein muss.“

Und da nach der Conversion, vor der Optimierung ist, bleibt auch nicht viel Zeit zum Ausruhen: „Wir starten nun die Greenfield-Conversion zu SAP Extended Warehouse Management (EWM) und haben dank SAP S/4HANA dafür als auch für alle weiteren Vorhaben und Projekte sämtliche Mittel und innovativen Tools zur Verfügung, die uns sicher und zuverlässig in die Zukunft begleiten.“