E-Rechnung bei REHAU

Effizient zur E-Rechnungspflicht: REHAU setzt auf SAP DRC

Mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) und ergänzender Workflow-Software hat REHAU Industries die E-Rechnungspflicht effizient umgesetzt – und dabei in nur vier Wochen den Rechnungseingang über PEPPOL produktiv gestellt. Ein Erfahrungsbericht über Projektstruktur, Lessons Learned und die Herausforderungen durch Formatvielfalt.

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„Durch die neue Gesetzeslage mussten wir uns auf alle zulässigen Datei-Formate einstellen und haben die Chance ergriffen, uns im Rechnungsbereich digitaler zu positionieren“, so beschreibt Daniela Beier, Senior Application Consultant SAP ERP bei REHAU, die Ausgangslage zur Einführung der E-Rechnungspflicht. Entsprechend entschied man sich für SAP Document and Reporting Compliance (DRC) – ein System, das alle verfügbaren Formate und Übertragungswege abbildet. „Wo immer es möglich ist, setzen wir auf SAP-Lösungen“, erklärt die Projektleiterin zur internen Strategie. Diese Vorgehensweise folgt einem strukturierten Entscheidungsbaum, bei dem SAP-Lösungen bevorzugt behandelt werden – sofern vorhanden.

Erprobte Workflows wurden erhalten

Bereits etablierte Systeme, wie zum Beispiel Readsoft Tungsten (ehemals Kofax), bleiben im Prozess integriert und werden weiterhin für den Workflow im Rechnungseingang verwendet.  Neu ist jedoch das Format. Was früher Papier oder PDF war, ist heute XML. Das Format zur Befüllung des Workflows ändert sich, die Prüf- und Genehmigungsprozesse bleiben jedoch bestehen.

Klares Setup für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Die Projektstruktur war klar in Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung sowie allgemeine Themen gegliedert und wurde intern sauber getrennt. Darüber hinaus gab es regelmäßige Abstimmungen mit den verschiedenen Fachabteilungen. Geleitet wurde das Projekt durch das Team Integrated Business Solutions, was auch die technische Umsetzungs- sowie die Testkoordination beinhaltete. Mit Anwendern aus unserem internen polnischen Business Service Center konnten wir den fachlichen Support in der Buchhaltung für das System Readsoft von Tungsten sicherstellen und erhielten Unterstützung im Mapping-Workflow und bei Funktionstests. So konnten wir sicherstellen, dass die neuen Prozesse gut im Unternehmen integriert werden.

Unterstützt wurde das Projektteam von zwei externen Partnern, die primär die Implementierung des Readsoft XML-Konverters und die DRC-Einstellungen durchführten. Die internen Teams fokussierten sich auf Tests, Koordination und die fachliche Prozessklärung. Der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten: Die reine Implementierungszeit, bezogen auf die PEPPOL-Anbindung und den händischen Upload von XRechnung/ZUGFeRD zu SAP DRC betrug gerade einmal vier Wochen. „Einen Rechnungseingang über PEPPOL konnte REHAU bislang produktiv noch nicht verzeichnen und die erhaltenen X-Rechnungen entsprachen inhaltlich nicht den gesetzlichen Mindestanforderungen“, fasst Beier zusammen. Für die Umsetzung der Komplettlösung mit Mailrouting und Workflow-Anbindung arbeitete das Projektteam im Anschluss mit Hochdruck, hier wurde jedoch deutlich mehr Zeit in Abhängigkeit der Testbereitschaft unserer Lieferanten benötigt.

Ausgangsrechnungen: Neue Herausforderungen

Inzwischen ist bereits ein Folgeprojekt für die Umsetzung bei Ausgangsrechnungen angelaufen. Hier sieht das Unternehmen größere Herausforderungen als beim Rechnungseingang, denn: „Unsere Kunden wünschen sich sehr unterschiedliche Formate. Viele verlassen sich auf individuelle Feldinformationen in PDFs. „Mit einem Standard-Format ohne Einbindung von optionalen XML-Feldern müssten wir also wohl mit Reklamationen rechnen“, so Beier. Die Erfahrungen aus dem normalen PDF-Druck zeigen, dass insbesondere die Bereiche Variantenkonfiguration und Preisschema sehr komplex abzubilden sind. Die Umsetzung erfolgt deshalb individuell und zunächst mit einzelnen Pilotkunden. Bisher haben rund 30 Kunden bei REHAU angefragt, ob wir früher als gesetzlich vorgeschrieben die E-Rechnung senden können. Hier wurde das Format ZUGFeRD am meisten nachgefragt.

Lessons learned bei der Umsetzung der E-Rechnung

Besonders wichtig war es für REHAU, sich frühzeitig mit der Vielfalt aller Formate und den Übertragungswegen auseinanderzusetzen. Die interne Sensibilisierung zur Vorbereitung auf die Systemumstellung war genauso wichtig, wie die Kommunikation zu unseren Kunden und Lieferanten.

„Natürlich versuchen wir die Wünsche unserer Kunden und Lieferanten an die Systemanforderungen aufzunehmen, allerdings sind nicht alle davon umsetzbar. Für uns war es wichtig, uns zuerst auf die gesetzlichen Anforderungen zu fokussieren“, so Daniela Beier. „Technisch bevorzugen wir als Unternehmen PEPPOL, aber viele Kunden bzw. Lieferanten setzen auf ZUGFeRD.“

Das Ziel von REHAU ist eindeutig: Alle Rechnungen sollen zentral über SAP DRC verarbeitet und archiviert werden. Zusätzlich ist noch die Archivnachricht über SAP NAST-Nachricht als PDF im XML integriert. Auch die Themen Datensicherheit und Compliance wurden dazu bereits mit entsprechenden Assessments im Rahmen der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) und DRC Cloud berücksichtigt. Mit der Einführung des Tungsten Mailconnectors wird eine intelligentere Trennung echter E-Rechnungen von einfachen PDF-Anhängen etabliert. Wie auch bei den Eingangsrechnungen setzt REHAU auch bei den Ausgangsrechnungen auf individuelle Tests und enge Abstimmungen.

Die Einführung der E-Rechnung wird die Abläufe tiefgreifend verändern und EDI im Rechnungsbereich substituieren – nicht nur bei REHAU. Doch derzeit bleiben noch Herausforderungen: Etwa kundenspezifische Felder, Preisstrukturen oder Sammelrechnungen.

SAP DRC zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht
Seit 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht. Welche Lösungen bietet SAP, insbesondere mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC), für die technische Umsetzung? Informationen dazu bietet die Folge zum Thema „E-Rechnung und SAP“ des DSAG-Podcast „digital gesagt“.

Lessons learned

Vorteile einer Lean-Conversion mit iterativer Vorberitung

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Im DSAGNet finden Sie weitere Informationen zur E-Rechnung auf der Themen-im-Fokus-Seite.