E-Rechnung: Blitzumfrage zeigt wachsenden Aufwand

DSAG sieht Handlungsbedarf bei Formatvielfalt und Vorgaben

Die Einführung der E-Rechnung ist in Deutschland keine theoretische Diskussion mehr, sondern Realität – mit spürbaren Auswirkungen auf Prozesse, Ressourcen und IT-Landschaften. Die gesetzlichen Vorgaben sehen eine Formatfreiheit vor, um Unternehmen Flexibilität zu ermöglichen. Es zeigt sich jedoch zunehmend, dass genau diese Offenheit große Herausforderungen mit sich bringt. Das bestätigt jetzt auch eine aktuelle DSAG-Blitzumfrage.

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Die Einführung der E-Rechnung ist in Deutschland bewusst offen gestaltet. Doch eine aktuelle DSAG-Umfrage zur E-Rechnung, an der 157 Personen teilgenommen haben, macht deutlich: Der Empfang elektronischer Rechnungen ist für viele Unternehmen mit zusätzlichem organisatorischem und technischem Aufwand verbunden.

Hohe Volumina treffen auf komplexe Anforderungen

Mehr als die Hälfte der Befragten (55,4 Prozent) verarbeitet monatlich bis zu 10.000 Eingangsrechnungen, weitere 29,3 Prozent sogar zwischen 10.001 und 50.000 Rechnungen. Gleichzeitig berichten nur 29,3 Prozent, dass der Empfang von E-Rechnungen keinen zusätzlichen FTE-Aufwand verursacht hat. „Die Umfrage zeigt klar, dass E-Rechnung derzeit häufig mehr Ressourcen bindet, als ursprünglich erwartet“, ordnet Stephan Hüttmann, DSAG-Fachvorstand Financials, die Ergebnisse ein. „Gerade beim Rechnungseingang wirkt sich die Vielzahl der Formate und Übertragungswege direkt auf die Effizienz aus.“

SAP DRC – nicht als alleinige Lösung etabliert

Ein zentrales Ergebnis der Umfrage ist die sehr heterogene Nutzung von SAP Document and Reporting Compliance (DRC). Zwar setzen einige Unternehmen DRC ein, häufig nutzen sie jedoch für einzelne Länder auch andere Add-on-Lösungen, weil sie bereits eine Non-SAP-Lösung im Einsatz hatten oder weil DRC funktional oder preislich als nicht passend erachtet wird. Für den Rechnungseingang greifen viele Unternehmen laut Umfrage bewusst auf alternative Lösungen, externe Dienstleister oder Eigenentwicklungen zurück. In den Freitextantworten wird DRC wiederholt als zu komplex, nicht ausreichend integriert oder funktional nicht passgenau für die deutschen Anforderungen beschrieben. Die DSAG wünscht sich bezogen auf SAP DRC: One Solution, One Price, One Quality. „Die Rückmeldungen zeigen, dass viele Unternehmen derzeit mehrere Lösungen parallel betreiben müssen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden“, erklärt Colin Blöcher, DSAG-Arbeitskreissprecher Electronic Invoicing. „Das ist weder effizient noch nachhaltig.“

Formatfreiheit als praktische Herausforderung

Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung in Deutschland lassen unterschiedliche Formate zu. Schon jetzt zeigt sich jedoch, dass Unternehmen häufig Schwierigkeiten haben, die Vielfalt der eingehenden Rechnungsformate ohne Mehraufwand zu verarbeiten. Die DSAG hatte sich daher frühzeitig dafür ausgesprochen, ein einheitliches Format und einen klar definierten Transportweg zu etablieren. Mit dem Ziel: Komplexität zu reduzieren, Automatisierung zu ermöglichen und die wirtschaftliche Belastung für Unternehmen zu begrenzen.

In der Umfrage wird XRechnung in diesem Kontext vielfach als funktionales, strukturiertes Format genannt, insbesondere im Zusammenspiel mit standardisierten Übertragungswegen.
Auch hybride Formate wie ZUGFeRD werden als gangbare Lösungen angesehen. Allerdings verursachen Abweichungen zwischen PDF und XML sowie unterschiedliche Versionsstände regelmäßig zusätzlichen manuellen Aufwand. „Viele Unternehmen müssen parallel mehrere Varianten beherrschen – das bindet Fachkräfte und verlangsamt Prozesse“, so Blöcher.

Gemäß Handelsrecht sind im PDF weitere Angaben erforderlich und müssen z.B. bei Veränderungen im Vorstand oder in der Geschäftsführung angepasst werden. „Das erhöht dn Aufwand bei hybriden Formaten zusätzlich”, sagt Hüttmann.

Mehr Aufwand statt erhoffter Automatisierung

Statt einer durchgängigen Automatisierung berichten viele Unternehmen von:

• zusätzlichem Prüf- und Klärungsaufwand
• unterschiedlichen Interpretationen der Formate durch Lieferanten
• erhöhtem Abstimmungsbedarf zwischen Fachbereich und IT

Besonders häufig genannt werden dabei Themen wie Validierung, Fehlerhandling, Visualisierung der Rechnungsdaten sowie die Abstimmung mit Lieferanten bei fehlerhaften oder unvollständigen XML-Daten. Die DSAG fordert in diesem Kontext eine zentrale, verpflichtende Verwaltung von Validierungsartefakten. „Momentan sind zu viele nicht validierte Rechnungen im Umlauf, was den Aufwand deutlich erhöht”, ordnet Blöcher ein.

Fazit

Die Ergebnisse der DSAG-Umfrage zeigen deutlich: Die E-Rechnung ist angekommen, das erhoffte Potenzial hat sich allerdings bisher noch nicht entfaltet. Die derzeitige Format- und Übertragungsfreiheit führt bei vielen Unternehmen zu zusätzlicher Komplexität und steigenden Kosten. Aus Sicht der DSAG braucht es daher klare, einheitliche und praxistaugliche Vorgaben – auch mit Blick auf Wirtschaftlichkeit und Skalierbarkeit. Nur so kann die E-Rechnung ihr Ziel erreichen, Prozesse zu vereinfachen, Unternehmen zu entlasten und die digitale Transformation wirksam zu unterstützen.

Im DSAGNet finden Sie weitere Informationen zur E-Rechnung auf der Themen-im-Fokus-Seite.