E-Rechnungspflicht: SAP DRC in der Immobilienbranche

Wie Aurelis die E-Rechnung mit SAP DRC in S/4HANA umgesetzt hat

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt insbesondere die Immobilienbranche vor komplexe technische und organisatorische Herausforderungen. Immobilienentwickler Aurelis Real Estate GmbH zeigt, warum er sich frühzeitig für SAP Document and Reporting Compliance (DRC) für Ausgangsrechnungen entschieden hat, wie die Umsetzung in einer hybriden SAP-S/4HANA-Landschaft gelang und weshalb E-Rechnung weit mehr ist als ein IT-Projekt.

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E-Rechnungspflicht in der Immobilienbranche: hohe Komplexität

Immobilienentwicklungsunternehmen bewegen sich in einem komplexen Geflecht aus Projektgesellschaften, Baupartnern, Planern und Investoren – und damit auch in einem besonders rechnungsintensiven Umfeld. Ob Dauermiet-, Nebenkostenabrechnungen, Sonderfälle wie Rechnungsempfänger:innen ohne USt-ID oder hohe Debitorenvielfalt mit individuellen Anforderungen: Bei der Aurelis Real Estate GmbH zeigt sich, wie herausfordernd das Thema E-Rechnungspflicht in der Immobilienbranche ist – und das, obwohl das Unternehmen mit zirka 30.000 Ausgangs-Rechnungen pro Jahr nicht zu den ganz großen gehört.

Daher ist der Immobilienentwickler aus dem hessischen Eschborn bei der Suche nach einer Lösung zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben auch sehr akribisch vorgegangen: „Primär wollten wir die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dass wir dann im Laufe des Projekts auch Prozesse optimieren und automatisieren konnten, war ein netter Nebeneffekt“, fasst Natalie Kaminski, SAP-Koordinatorin bei Aurelis und DSAG-Arbeitskreissprecherin Immobilienwirtschaft, zusammen. So nutzt das Unternehmen aktuell auf der Rechnungsausgangsseite SAP S/4HANA und SAP DRC, während auf der Eingangsseite eine Non-SAP-Lösung für die Rechnungsverarbeitung eingesetzt wird.

Warum sich Aurelis für SAP DRC entschieden hat

Für den Versand der Rechnungen hat sich das Unternehmen vorab mehrere Optionen angeschaut. „Während der Analyse-Phase wurde deutlich, dass SAP DRC damals das einzig vollständig integrierte System war. Bei allen anderen Lösungen hätten wir zwei Projekte gehabt: eines zur Datenbereitstellung in SAP S/4HANA und eines zur E-Rechnungs-Verarbeitung in einem Drittsystem“, so Kaminski. Doch die höhere Projekt-Komplexität, die eine Entscheidung für eine andere Lösung mit sich gebracht hätte, war am Ende nicht der ausschlaggebende Punkt. Viel entscheidender war der Betrieb. „Wenn es ein Problem oder einen Fehler gibt, wollen wir nicht zwischen zwei Dienstleistern stehen, die die Schuld auf den jeweils anderen schieben. Bei SAP haben wir die Hoffnung, dass Probleme in der integrierten Lösung behoben werden. Außerdem verspricht SAP als sehr großer Dienstleister Stabilität und zeitnahe Weiterentwicklung bei neuen gesetzlichen Anforderungen“, sagt Kaminski.

Ein weiteres gutes Argument für DRC war für Aurelis die PEPPOL-Anbindung. Auch hier böten kleinere Anbieter teilweise keine Lösungen, sodass sich Kunden selbst um die Anbindung kümmern müssten. Zudem spielten für den Immobilienentwickler Datensicherheit, Compliance und revisionssichere Archivierung bei der Implementierung eine wichtige Rolle. „Deshalb haben wir uns mit SAP für ein insbesondere bei Wirtschaftsprüfer:innen akzeptiertes System entschieden, mit dem wir bereits Erfahrungen gesammelt haben“, ordnet Kaminski ein.

Technisches Set-up: Hybride SAP-S/4HANA-Landschaft

Bezogen auf das technische und organisatorische Set-up des Projekts war bei Aurelis besonders spannend, dass das Unternehmen bisher ein reines S/4HANA-On-Premises-System im Einsatz hatte. „Für die E-Rechnung mussten wir also zunächst die SAP Business Technology Platform (BTP) und die Cloud-Lösung DRC einführen. Im Endeffekt mussten wir eine hybride Systemumgebung aufbauen, bevor wir mit den eigentlichen Programmierungen für die E-Rechnung starten konnten“, so Kaminski. Aktuell nutzt das Unternehmen die BTP ausschließlich für DRC, doch der Ausbau und die Anbindung weiterer Dienste ist möglich.

Workshops zur Klärung von Detailfragen

Was den konkreten Zeitrahmen des Projekts anbelangt, so startete das Unternehmen im Juli 2024 mit Workshops und Konzeption, die insgesamt fünf Monate in Anspruch nehmen. „Die E-Rechnungspflicht ist sehr abstrakt. Jedes Unternehmen muss für sich diverse Fragen beantworten. Bei uns war die schwierigste Frage, ob wir Dauermietrechnungen fortführen, obwohl der Prozess nicht ganz sauber ist, oder ob wir auf Periodenrechnungen (meist Monatsrechnungen) umstellen“, erinnert sich Kaminski. Hier mussten mehrere Runden gedreht werden, bis die Entscheidung für die Periodenrechnungen gefallen war. In der Workshop-Phase wurde außerdem definiert, welcher Bereich zukünftig für welche Prozesse und Stammdaten verantwortlich ist. Parallel wurde die hybride Systemlandschaft aufgebaut.

In den folgenden vier Monaten stand die technische Implementierung von DRC auf dem Programm. Sonderthemen, wie die PEPPOL-Anbindung, die noch aussteht, wurden teilweise ausgelagert. Gleichzeitig wurde entwicklungsbegleitend ab November 2024 getestet. Der Go-live fand dann im Juni 2025 statt. Und zum Ende des ersten Monats hatte Aurelis bereits 25 Prozent der Rechnungen auf E-Rechnung umgestellt.

Organisatorisch war die Einführung der E-Rechnung bei Aurelis kein isoliertes IT-Projekt. Als SAP-Projektleiterin koordinierte Kaminski die Abstimmung zwischen internen Fachbereichen und externem Dienstleister – alles komplett remote. Neben Buchhaltung und Steuerabteilung waren auch Asset-Management und Regional Controlling eingebunden. Schulungen sorgten dafür, dass alle Bereiche mit Debitorenkontakt ein einheitliches Prozessverständnis entwickelten.

Auswirkungen der E-Rechnung auf die Buchhaltung

Darüber hinaus hat sich das mittelständische Unternehmen Unterstützung bei einem erfahrenen Dienstleister geholt. „Wir haben eine kleine interne IT und hätten uns unmöglich selbst ausreichend in die Tiefe einarbeiten können. Im Laufe des Projekts sind wir jedoch zu erfahrenen Anwender:innen mit gutem Verständnis für Prozess und Technik geworden“, sagt Kaminski stolz.

Die Einführung der E-Rechnung mit SAP DRC hatte auch Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse in der Buchhaltung. Die Rechnungsstellung wurde zentralisiert, wodurch neue Aufgaben entstanden, insbesondere das Anstoßen der E-Rechnungs-Erstellung. Zu Beginn erfolgte dies manuell, um Erfahrungen zu sammeln und Vertrauen in die Lösung aufzubauen. „Nachdem sich die Stabilität der Lösung bestätigt hatte, wurde der Prozess weitgehend automatisiert. Zudem hat sich die Buchhaltung fachlich weiter- und prozessuales Verständnis entwickelt. Sie geht heute sicher und versiert mit XML-basierten E-Rechnungen um, die inzwischen fester Bestandteil des Arbeitsalltags sind“, so Kaminski.

Regulatorische Herausforderungen und parallele Formate

Eine Herausforderung auf dem Weg dorthin bestand darin, dass das Projekt früh begonnen wurde und regulatorische Anforderungen erst im Verlauf klarer wurde. „Die größte Herausforderung ist die zivilrechtliche Gestaltungsfreiheit. Für uns als Mittelständler ist es schwierig, weil wir uns mit Geschäftspartnern nicht auf ‚den einen Weg‘ einigen können, sondern zumindest ZUGFeRD und XRechnung parallel anbieten müssen“, so Kaminski. Die unterschiedlichen Formate kritisiert die SAP-Koordinatorin. Sie führten zu unnötigem Mehraufwand. Das parallele Angebot klassischer PDF-Rechnungen, teilweise noch Papierrechnungen und der E-Rechnung sorgte zusätzlich für viel Arbeit.

Stammdatenqualität und notwendige Eigenentwicklungen

Gleichzeitig habe man das Thema Stammdatenqualität zunächst unterschätzt. In vielen Bereichen, also sowohl bei den Buchungskreis-Stammdaten als auch bei Geschäftspartner- und Vermietungsverträgen, musste nachgearbeitet werden. Zudem waren die Expert:innen überrascht, dass in SAP DRC z. B. Rechnungsempfänger:innen ohne UmsatzsteuerID und Immobilien-Besonderheiten nicht berücksichtigt waren. „Wir haben einige Lücken entdeckt und SAP gemeldet. Teilweise war die Antwort, dass wir diese selbst mit Business Add-ins (BAdIs) lösen müssen“, erinnert sich Kaminski.

So musste Aurelis in mehreren Bereichen über den SAP-DRC-Standard hinausgehen und zahlreiche Eigenentwicklungen mit BAdIs realisieren. Ein zentrales Thema war das Auffinden von E-Rechnungen durch die Fachbereiche über ihre gewohnten Wege, da das EDoc-Cockpit außerhalb der Buchhaltung nicht praktikabel war. Zudem reichten die Standardfunktionen zur Pflege der E-Rechnungsinformationen im Geschäftspartner nicht aus: Insbesondere bei Debitoren mit unterschiedlichen Rechnungsprozessen – etwa bei Nebenkostenabrechnungen – war es erforderlich, die Empfänger-E-Mail-Adresse pro Prozess steuern zu können. Darüber hinaus war eine Eigenentwicklung notwendig, um die Stammdatenpflege auf Geschäftspartnern übersichtlich auszuwerten und gezielte Qualitäts-Checks, etwa zur Pflege der Umsatzsteuer-ID, durchführen zu können. Auch für Korrekturrechnungen entstand eine eigene Lösung, um die richtigen Rechnungspositionen korrekt zuzuordnen. Ergänzend wurden weitere BAdIs für verschiedene Detailthemen implementiert, von denen ein Teil inzwischen wieder in den SAP-Standard zurückgeführt werden konnte.

Ausblick: PEPPOL, ViDA und offene Immobilien-Spezifika

Das Thema E-Rechnung treibt den Immobilienentwickler auch in diesem Jahr weiter um. So steht 2026 die PEPPOL-Anbindung an. Ein weiteres Thema werden Immobilien-Spezifika sein. „Es ist leider möglich, dass man die zugrundeliegenden Daten einer Nebenkostenabrechnung storniert, ohne die E-Rechnung dazu zu stornieren. Das haben wir bisher organisatorisch gelöst, wollen aber auch eine technische Validierung, um Fehler sicher auszuschließen“, so die SAP-Koordinatorin.

Insgesamt fällt Natalie Kaminskis Fazit zur E-Rechnungspflicht somit eher nüchtern aus: „Die E-Rechnungspflicht belastet Unternehmen derzeit spürbar – insbesondere in der Immobilienbranche, etwa durch Sonderfälle wie Dauermietrechnungen, die in den aktuellen Formaten nicht sauber abgebildet werden können. Entscheidend wird sein, wie sich regulatorische Anforderungen weiterentwickeln, z. B. im Zuge der EU-Initiative ViDA. Ihr volles Digitalisierungspotenzial entfaltet die E-Rechnung erst dann, wenn sie als integraler Bestandteil eines durchgängigen Bestell- und Zahlungsprozesses verstanden wird.“

Im DSAGNet finden Sie weitere Informationen zur E-Rechnung auf der Themen-im-Fokus-Seite.