Elektronische Patientenakte (ePA): Chancen & Herausforderungen 2025

ePA-Verpflichtung 2025: Digitalisierung, Datenschutz & Klinikprozesse meistern

Ab dem 01. Oktober 2025 ist die elektronische Patientenakte (ePA) verpflichtend für deutsche Kliniken. Das bedeutet für viele Häuser einen enormen Schritt in Richtung Digitalisierung. Wenngleich die ePA mehr Transparenz, Effizienz und neue Versorgungsqualität verspricht, so stellt sie die Häuser auch vor große Herausforderungen. Denn: Veraltete IT-Strukturen, knappe Budgets und begrenzte Ressourcen gehören häufig zum Klinikalltag.

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„Gerade hier ist die Politik gefragt: Um die digitale Transformation des Gesundheitswesens erfolgreich zu gestalten, muss die Regierung jetzt entschlossen handeln“, fordert Michael Pfeil, DSAG-Arbeitskreissprecher Healthcare. Es gilt, strukturelle und finanzielle Weichen zu stellen, damit Krankenhäuser überhaupt in die Lage versetzt werden, ihren digitalen Wertbeitrag leisten zu können. Denn: Viele Häuser kämpfen mit veralteten IT-Strukturen, isolierten Systemlösungen und fehlenden Standards für den sicheren Datenaustausch.

Ein Hemmschuh ist der hohe Bürokratieaufwand. „Um die digitale Reife deutscher Kliniken voranzutreiben, muss genau hier angesetzt werden: weniger verwaltungstechnischer Ballast, dafür mehr Raum für technische Innovationen“, so Pfeil. Die derzeitigen Krankenhausinformationssysteme (KIS) in Deutschland stünden häufig noch bei „2.0“ – einem Stand, der sich über Jahrzehnte entwickelt hat. Während in den 1960ern Rechenzentren primär administrative Prozesse abbildeten (KIS 1.0), führten die 1990er mit On-Premises-Lösungen und der Diagnosis Related Groups (DRG)-Einführung, also des Starts eines Abrechnungssystems für stationäre Krankenhausleistungen, zur nächsten Entwicklungsstufe. „Doch medizinisch-klinische Anforderungen wurden daraufhin nur mühsam ergänzt – auf Technologien, die teils bereits 30 bis 40 Jahre alt sind“, gibt Pfeil zu bedenken.

Veraltete IT-Strukturen hemmen Umsetzung der elektronischen Patientenakte (ePA) 2025

Besonders hart trifft die Situation Krankenhäuser und Kliniken, die noch die abgekündigte SAP-Branchenlösung IS-H einsetzen. „Diese sollten dringend auf SAP S/4HANA migrieren, um ePA-relevante Prozesse überhaupt technisch abbilden zu können. Gleichzeitig erfordern Telematikinfrastruktur-Anbindung, Kommunikation im Medizinwesen (KIM)-Dienste und FHIR-Schnittstellen viel Aufmerksamkeit“, erläutert der DSAG-Arbeitskreissprecher.

KHZG fordert Kliniken zusätzlich zur ePA

Großprojekte wie das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) und die Migration auf neue IT-Plattformen wie S/4HANA fordern Kliniken zusätzlich. „Das KHZG ist – trotz guter Absicht – letztlich nur ein Tropfen auf dem heißen Stein“, sagt Pfeil und ergänzt: „Ein modernes Gesundheitssystem braucht schnelle, wirksame Förderstrukturen – ohne langwierige Antragsverfahren oder komplexe Nachweispflichten.“

ePA greift tief in medizinische Kernprozesse ein

Bezogen auf die ePA ist wichtig zu wissen, dass diese tief in medizinische Kernprozesse eingreift – Aufnahme, Medikation, Entlassung. Sie erfordert Technik, strukturiertes Change-Management und gezielte Schulungsmaßnahmen. „Ohne gezielte Investitionen, klare Rollenverteilungen und eine bundesweite Digitalstrategie wird die ePA in der Praxis scheitern“, ist sich der DSAG-Arbeitskreissprecher sicher. Wer jetzt nicht aktiv wird, riskiert Vergütungseinbußen und regulatorische Sanktionen.

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Digitale Vernetzung im Gesundheitswesen: Potenziale der ePA

Die ePA soll den schnellen und sicheren Austausch von Gesundheitsinformationen zwischen Patient:innen und medizinischem Fachpersonal ermöglichen. Ziel ist es, Behandlungsprozesse effizienter zu gestalten, unnötige Doppeluntersuchungen zu vermeiden und Medikationspläne gezielt zu optimieren. Insbesondere im Notfall kann ein schneller Zugriff auf relevante Daten durch behandelnde Teams entscheidend sein – hier bietet die ePA echten Mehrwert. Voraussetzung dafür ist eine nahtlose SAP-Integration – etwa durch automatisiertes Ausfüllen von Aufnahmeformularen.

In der Realität bleibt dies vielfach eine Zukunftsvision. „Häufig fehlt es an strukturierten FHIR-Daten, die als Grundlage für standardisierte digitale Prozesse dienen. Zudem bestehen Interoperabilitätsprobleme zwischen Kliniksystemen und niedergelassenen Praxen. Solange keine durchgängigen, digitalisierten Ende-zu-Ende-Prozesse im Gesundheitswesen etabliert sind, kann die elektronische Patientenakte ihr volles Potenzial nicht entfalten“, so Pfeil.

ePA-konforme Schnittstellen im KIS notwendig

Der erste Schritt zu einer funktionierenden ePA ist der Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) – einschließlich der Nutzung von KIM-Diensten für den sicheren Informationsaustausch. Außerdem müsste das KIS ePA-konforme Schnittstellen bieten. „Bezogen auf SAP bedeutet das: Kliniken, die noch mit der abgekündigten Branchenlösung SAP IS-H arbeiten, sollten zeitnah auf S/4HANA umsteigen oder eine Anbindung an externe FHIR-Gateways realisieren“, fasst Pfeil zusammen. Er gibt allerdings auch zu bedenken, dass eine flächendeckende Interoperabilität bis Oktober 2025 nicht erreichbar sein wird. Dazu sind die Systemlandschaften oft zu heterogen und Eigenentwicklungen in den Häusern erschweren die Etablierung von Standardprozessen.

Finanzielle und personelle Belastung bremst Digitalisierung der Kliniken

„Kliniken müssen nicht nur in neue Systeme investieren, sondern auch in begleitende Maßnahmen wie Prozessberatung, Schulungen für Mitarbeitende und den komplexen Umstieg der IT-Infrastruktur. Hinzu kommen steigende Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit, die häufig den Einsatz externer Expert:innen erforderlich machen – mit entsprechenden Zusatzkosten für Beratung und Umsetzung“, weiß Pfeil.

Die ePA-Einführung fällt zudem zeitlich mit der bis 2027 bzw. 2030 anstehenden S/4HANA-Umstellung zusammen. Während einige große Kliniken versuchen, beide Projekte parallel zu bewältigen, stoßen kleinere Häuser an ihre Grenzen. In der Praxis führt das häufig dazu, dass Kliniken ihre ePA-Aktivitäten hintenanstellen. Doch: Der ePA-Verpflichtungstermin im Oktober 2025 rückt näher – ob mit oder ohne vollständige SAP-Integration.

Datenschutz und Nutzbarkeit der elektronischen Patientenakte (ePA)

Die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) muss strengen Datenschutzanforderungen entsprechen. Gleichzeitig sind praxisnahe Lösungen erforderlich, die den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen im Klinikalltag sicherstellen. Ein ganzheitliches Sicherheitskonzept sowie klar definierte Verantwortlichkeiten sind entscheidend, um Vertrauen bei Patient:innen und Mitarbeitenden aufzubauen. „Für einen sicheren und sinnvollen Zugriff auf medizinische Daten ist ein differenziertes Rollen- und Rechtekonzept notwendig. Aktuell besteht jedoch häufig Unsicherheit darüber, wer wann und unter welchen Voraussetzungen auf welche Daten zugreifen darf“, sagt Pfeil.

Erwartungen an die Politik zur Umsetzung der ePA

Die DSAG setzt sich daher für eine Vereinfachung und Entbürokratisierung der Dokumentations- und Nachweispflichten ein. Damit die ePA nicht am politischen Rahmen scheitert, braucht es mehr als gesetzliche Verpflichtungen. Gerade angesichts der wachsenden technologischen Möglichkeiten durch Cloud und Künstliche Intelligenz (KI) ist es entscheidend, dass politische Entscheidungen diesen Fortschritt nicht ausbremsen. SAP S/4HANA – mittlerweile in der vierten Generation – macht es vor: Cloud-basierte Systeme mit integrierter KI-Unterstützung werden zunehmend Standard.

Auch die finanzielle Unterstützung darf nicht 2025 enden: Ohne Folgeförderungen riskieren viele Einrichtungen, ihre Digitalisierungsprojekte nicht nachhaltig abschließen zu können. „Ein Blick auf die Ausgaben des Bundes für Software zeigt: Auch die öffentliche Verwaltung investiert inzwischen massiv in digitale Strukturen. Das ist zwar kein Trost für die Kliniken – aber ein deutliches Signal, dass auch im Gesundheitswesen eine Finanzierung auf Augenhöhe gerechtfertigt ist“, meint Pfeil. Zudem seien Vereinfachungen dringend notwendig – etwa durch ein konsequentes Opt-out-Verfahren. Ebenso wichtig sei die technische Harmonisierung: Eine stärkere Standardisierung der TI-Komponenten sowie unbürokratische Zulassungsverfahren könnten die Einführung beschleunigen und gleichzeitig die Abhängigkeit von einzelnen Anbietern reduzieren.

Neue Prozesse und Rollen durch die elektronische Patientenakte (ePA)

Mit der Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) verändern sich nicht nur die Technologien in Kliniken, sondern es treten auch tiefgreifende organisatorische Neuerungen in Kraft. Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, sind klar definierte Rollen wie IT-Koordinator:innen, ePA-Verantwortliche und Data-Stewards notwendig. Diese Expert:innen begleiten den strategischen Umgang mit digitalen Gesundheitsdaten.

Bestehende klinische Abläufe – z. B. in Notaufnahme, Medikation oder Pflege – müssen angepasst werden, um die Potenziale der ePA optimal zu nutzen. „Besonders in SAP-basierten Häusern gilt es, ePA-Daten sinnvoll in bestehende Workflow-Lösungen zu integrieren“, sagt Pfeil.

Akzeptanz der ePA: Digitale Gesundheitsanwendungen müssen entlasten

Damit die ePA ein nachhaltiger Erfolg wird, muss sie nicht nur technisch funktionieren, sondern vor allem Akzeptanz finden – bei Patient:innen wie bei medizinischem Fachpersonal. Digitale Gesundheitsanwendungen überzeugen dann, wenn sie konkrete Vorteile bringen: weniger Bürokratie, verbesserte Medikationssicherheit, schnellere Diagnosen und spürbare Entlastung.

Intuitive Benutzeroberflächen wie SAP Fiori und klar strukturierte digitale Arbeitsabläufe sind sind ebenso entscheidend wie umfassende Schulungen, praxisnahe Aufklärungskampagnen und gezielte Unterstützung im Betrieb. Die Bundesregierung ist gefordert, mit strategischem Bürokratieabbau im Gesundheitswesen und klaren Rahmenbedingungen ein nutzerfreundliches, sicheres und leistungsfähiges ePA-System zu ermöglichen. Kliniken dürfen mit der Umsetzung nicht allein gelassen werden – nur gemeinsam lässt sich die digitale Transformation erfolgreich gestalten.