Entdecken, was wirklich wichtig ist

Um Wachstum und Internationalisierung gut zu meistern, braucht es möglichst viel Standardisierung. „Das ist für uns die Voraussetzung, um sämtliche IT-Systeme und Software-Lösungen so nutzen zu können, dass ein kostengünstiges, einfaches, schnelles und effektives Arbeiten damit möglich ist“, fasst Mark Voges ein Ziel zusammen. Dafür wiederum braucht es ein IT-gestütztes Geschäftsprozess-Management. Die für Ravensburger beste Lösung in diesem Fall zu finden, bedurfte keiner langen Suche, keiner Ausschreibung oder ausgeklügelten Präsentation. „Unser Berater hatte Signavio im Gepäck, mit dem er die Gespräche sowie die entsprechenden Prozesse live vor Ort anschaulich dokumentierte. Ich fand das Handling der Lösung auf den ersten Blick überzeugend“, beschreibt Mark Voges den Auswahlprozess der etwas anderen Art. Natürlich nahm der Head of Operational Excellence noch eine kleine Evaluierung mit dem einen oder anderen Mitbewerber vor, um die Keyplayer herauszufinden. Signavio kam dabei zugute, dass es ein etabliertes System war, und es sollte möglichst schnell implementiert werden. Einen langen Evaluierungsprozess brauchte es tatsächlich nicht: nach gerade einmal drei bis vier Monaten war das Projekt abgewickelt.

Vom Mehrwert überzeugen

Die größte Herausforderung für Mark Voges und sein Team war es, die Akzeptanz für die Lösung zu schaffen und ihren Mehrwert für die Dokumentation von Geschäftsprozessen bei Ravensburger aufzuzeigen. Die Priorität lag dabei eindeutig auf dem Mehrwert. Das Unternehmen hatte sich bis dato mit Geschäftsprozess-Management nicht professionell beschäftigt und folglich auch nicht standardisiert dokumentiert. Also brauchte es erst einmal einen geeigneten Projektansatz. Als Freund der Bottom-up-Planung überzeugte Mark Voges die Kolleg:innen, die Probleme mit Geschäftsprozessen hatten, in einem ersten Schritt die Ist-Aufnahme zu dokumentieren, um dann zu schauen, wie sich die Prozesse verbessern lassen und klare Verantwortungen geschaffen werden können. „Am Anfang ist das eine Sisyphus-Aufgabe, alle vom Mehrwert zu überzeugen. Für mich liegt der in den klaren Verantwortlichkeiten und konkreten Aufgaben hinter den entsprechenden Funktionen. Damit lassen sich viele Fragezeichen auflösen, die vielleicht bei dem einen oder anderen Punkt vorherrschen“, so Mark Voges. Ein weiterer Mehrwert liegt im Single-Point-of-Truth, der mit Signavio nun verfügbar ist und allen im Collaboration Hub zur Verfügung steht, mit allen End-to-End-Geschäftsprozessen und der Übersicht, wer für welche Aufgaben zuständig und verantwortlich ist. Langwierige Abstimmungsschleifen, die früher gedreht werden mussten, gehören nun der Vergangenheit an.

Diskussionen visualisieren

Wenn z. B. ein Freigabeprozess gestartet wird, hilft das Signavio-Tool in der Moderation und der Dokumentation eines Workshops genauso wie, parallel die Probleme herauszuarbeiten und im besten Fall zeitnah zu beseitigen. „Bei einem Prozess, an dem mehrere Stakeholder beteiligt sind, kann ich mit dem Tool live dabei sein und sozusagen im Business-Process-Management 2.0 direkt den Zielprozess modellieren. Und begleitend zur Diskussion auch gleich in die Dokumentation gehen“, verdeutlicht Mark Voges. Wenn die Prozesse mit den entsprechenden Swimlanes an die Wand projiziert werden, kann jeder Stakeholder, seien es Produktentwickler:innen, Einkäufer:innen oder Planer:innen, sehen, welcher Task bei ihm oder ihr aufgehängt ist und darüber diskutieren, wo er letztlich sein sollte. Das visualisiert die Diskussion. „Im Bereich des Aufzeichnens und Modellierens von Geschäftsprozessen und auch, was den Collaboration Hub angeht, also Transparenz im Unternehmen zu schaffen, finde ich Signavio sehr gut, und ich habe aktuell auch keine signifikanten Verbesserungsvorschläge“, fasst Mark Voges zusammen.

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