HCM-Transformation bei Wieland: SuccessFactors als Schlüssel

Wie Wieland durch Digitalisierung und Standardisierung HR global neu denkt

Die HCM-Transformation bei Wieland war keine Option, sondern ein Muss. Starkes Wachstum, heterogene HR-Systeme und fehlende Transparenz machten deutlich: Eine moderne, skalierbare Lösung musste her. Entschieden hat sich das Unternehmen für SAP SuccessFactors für die Digitalisierung und Standardisierung seiner HR.

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Moderne Technologie, insbesondere im HR-Umfeld macht nicht nur Routineaufgaben effizienter, sondern trägt auch dazu bei, Prozesse durchdachter und kreativer zu gestalten. Vor dem Hintergrund dieser Erkenntnis war bei der Wieland Group, einem Hersteller von Halbfabrikaten aus Kupfer und Kupferlegierungen mit Sitz im baden-württembergischen Ulm, die HCM-Transformation kein Wunsch, sondern eher Notwendigkeit. “Wir sind in den letzten Jahren sehr stark gewachsen, sowohl organisch als auch durch Akquisitionen. Das hat zu einer zunehmenden Dezentralisierung geführt, verbunden mit diversen Herausforderungen”, beschreibt Pasquale Di Matteo, Director HR Digitalization Payroll & Time bei der Wieland Group, die Ausgangslage. Zahlreiche, unterschiedliche HR-Systeme, die nicht miteinander kommunizierten, machten viele manuelle Eingriffe notwendig, um die Daten korrekt zu halten und zu synchronisieren.

HCM-Transformation für einheitliche Basis

Zusätzlicher Aufwand ergab sich, da die angebundenen Dritt-Systeme kontinuierlich überprüft und bei Bedarf angepasst werden mussten. Ganz zu schweigen von stark individualisierten Legacy-Systemen, die auf die spezifischen Anforderungen von Wieland angepasst waren. Und last but not least wurden durch fehlende Dokumentationen Wartung, Anpassungen und Integration häufig erschwert. Ziel der HCM-Transformation war es folglich, eine einheitliche Basis zu schaffen für standardisierte und zugleich flexible HR-Prozesse, eine höhere Datenqualität und eine engere, standortübergreifende Zusammenarbeit: kurz eine global vernetze und lokal wirksame HR-Arbeit.

SAP SuccessFactors zur HCM-Transformation

Die durch den Status quo notwendig gewordene Transformation auf eine zukunftsweisende Technologie im HR-Bereich wurde mit SAP SuccessFactors umgesetzt. „Das System bietet eine moderne, cloudbasierte Lösung, die gut zu unserer HR-Strategie passt. Insbesondere im Hinblick auf Digitalisierung, Prozessoptimierung und globale Standardisierung können wir damit unsere HR-Prozesse vereinheitlichen und standortübergreifend vernetzen. Aber natürlich wissen wir auch zu schätzen, dass SAP einen starken Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit und kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung legt. Das erleichtert unseren Mitarbeitenden und HR-Teams dem Umgang mit dem System und schafft gleichzeitig Raum für Innovationen”, erläutert Di Matteo. Von der hohen Skalierbarkeit der Lösung, verspricht sich der Director HR Digitalization zudem, das künftige Wachstum abbilden zu können und dass sich durch die Integration verschiedener SAP-Module wie Recruiting, Employee Central, Talent Management die ganzheitliche Sicht auf die Mitarbeitenden erleichtern lässt und sich die Datenqualität verbessert.

Anforderungen ganzheitlich betrachten

Nach der Entscheidung pro SuccessFactors für die HCM-Transformation begann das Vorprojekt zur Implementierung, das sich über etwas mehr als sechs Monate erstreckte. Organisatorisch war es ein bereichsübergreifendes Projekt mit Teilnehmenden aus den großen Standorten Deutschland und USA und von Seiten der IT mit Expert:innen aus der IT-HR-Administration, der IT-Sicherheit und Integrationsspezialist:innen. „Diese Konstellation hat es uns erlaubt, die Anforderungen ganzheitlich zu betrachten und eine enge Abstimmung zwischen Fachbereichen und IT zu realisieren. Das war ein Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung”, so Di Matteo.

Die Bewertung, inwieweit bestehende Prozesse mit SAP SuccessFactors kompatibel sind, erfolgte durch den systematischen Vergleich zwischen aktuellen Abläufen und den Standardprozessen der Cloud-Lösung. Zunächst wurden u. a. die bestehenden HR-Prozesse dokumentiert und eine Gap-Analyse durchgeführt, um die Unterschiede, Abweichungen und Anpassungsbedarfe zu ermitteln. „Wir haben geprüft, welche Prozesse direkt übernommen werden können, welche angepasst werden sollten und wo es organisatorischer Veränderungen bedurfte, um die Vorteile von SuccessFactors für die HCM-Transformation optimal zu nutzen”, erläutert Di Matteo.

SuccessFactors-Standard als Ziel

Für den Umgang mit den heterogenen und gewachsenen Strukturen in den HR-Prozessen war Systematik und Pragmatismus gefragt. Alle bestehenden Prozesse wurden kritisch hinterfragt und geprüft. „Wir wollten so viel wie möglich auf den SuccessFactors-Standard setzen für eine nachhaltige und zukunftsfähige Lösung. Daher haben wir uns bewusst für eine Standardisierung entschieden, wo es sinnvoll und machbar war”, fasst Di Matteo zusammen. Ein erfolgreicher Ansatz für die HCM-Transformation, konnten doch so Prozesse vereinheitlicht und Komplexität reduziert werden.

Flexibel und lösungsorientiert bleiben

Für Unternehmen, die vor einer ähnlichen HCM-Transformation stehen, hat der Experte einige wichtige Erfahrungswerte parat. „Wenn möglich sollte man sich ausreichend Zeit für das Vorprojekt nehmen und sich gründlich mit den Systemlandschaften, Prozessen und organisatorischen Rahmenbedingungen auseinandersetzen. Man kann aber auch parallel zur technischen Einführung von SuccessFactors Prozesse hinterfragen, anpassen und optimieren. auptsache man bleibt flexibel und lösungsorientiert.” Zudem hat es sich bewährt, so viel wie möglich auf den SAP-Standard auszurichten und bewusst Top-Down-Entscheidungen zu treffen. Natürlich lässt sich hier auch noch einmal festhalten, dass die enge Zusammenarbeit zwischen HR, IT und den internationalen Standorten ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor war, der es wert ist, in die eigenen Überlegungen einzufließen, wenn eine derartige Konstellation gegeben ist. Als letzter Punkt sei hier noch die Dokumentation erwähnt. „Eine saubere Dokumentation ist Gold wert, besonders bei gewachsenen Systemen oder einem starken Customizing. Dann lassen sich später Abhängigkeiten besser verstehen und Risiken frühzeitig erkennen”, hat Di Matteo aus dem Projekt gelernt.

HCM-Transformation geht weiter

Der Erfolg der HCM-Transformation bei der Wieland Group lässt sich Stand heute noch nicht genau beziffern. „Konkrete Optimierungspotenziale in Bereichen wie Payroll, Zeitwirtschaft oder bei den Talentprozessen haben sich noch nicht herauskristallisiert”, erläutert Di Matteo. Ohnehin wird das Projekt kontinuierlich weitergeführt. Aktuell liegt der Fokus auf der Einführung von SuccessFactors Employee Central (EC) in Deutschland und Österreich. Mit Hilfe der Notifications und Self-Services soll die Administration entlastet werden.

Anschließend folgt der Roll-out in weiteren europäischen Ländern bis Oktober 2025. Bis Mai 2026 sollen alle Standorte in Europa, USA und Asien auf Employee Central umgestellt sein. Doch damit nicht genug. Für Mitte kommenden Jahres ist die Integration von SuccessFactors mit den Drittsystemen geplant, für den durchgängigen Datenfluss und eine effiziente Prozesssteuerung. Im Anschluss oder zeitgleich ist geplant, die Module Recruiting und Onboarding zu implementieren, um letztlich den gesamten Mitarbeitendenzyklus abzudecken. Das sind letztendlich konsequente Schritte in der kontinuierlichen Weiterentwicklung auf dem Weg zur bestmöglichen Lösung für die Mitarbeitenden.

Reibungslose Prozesse und digitaler Workflow

Am Ende soll eine durchgängige HCM-Suite mit reibungslosen Prozessen und digitalen Workflows stehen. Mit dem Ziel, zum einen den Arbeitsalltag für die HR-Mitarbeitenden mittels Automatisierung, klaren Zuständigkeiten und weniger manuellen Handgriffen zu erleichtern. Zum anderen sollen die Führungskräfte und Mitarbeitenden im Umgang mit den HR-Services ein positives und konsistentes Erlebnis haben. Denn Ziel der HCM-Transformation ist es, nicht nur ein erfolgreiches IT-Projekt zu sein, sondern für alle Beteiligten einen spürbaren Mehrwert in ihrer Arbeit und im Umgang mit SuccessFactors zu schaffen.

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