Joule-Studio im Praxistest: Was steckt dahinter – und ist schon möglich?

Wie Piller Blowers & Compressors SAP Build ganzheitlich einsetzt und mit der neuesten Komponente, Joule-Studio, im Beta-Test einen KI-Agenten-Prototyp gebaut hat.

Seit Mitte Dezember ist Joule-Studio als Teil von SAP Build offiziell verfügbar. Der Produzent für Hochleistungsgebläse und Turbokompressoren, Piller Blowers & Compressors, hatte die Chance, die SAP-Funktion schon vorab zu testen. Für den Mittelständler gibt IT-Leiter Thomas Henzler Einblicke in den damit gestarteten Use-Case, und ein erstes Zwischenfazit zum Nutzen von Joule-Studio in der Praxis.

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Der Hauptteil der IT-Systeme und somit der Geschäftsprozesse von Piller Blowers & Compressors (PILLER) basiert auf SAP-Technologie. Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, hat PILLER früh damit begonnen, die von SAP bereitgestellten KI-Lösungen einzusetzen und eine KI-Architektur aufzubauen.  

SAP Business AI: Viel testen, früh Erfahrung sammeln

Den Anfang machte der Mittelständler mit dem Generative AI Hub auf der SAP Business Technology Platform (BTP). Der Hub stellt eine Vielzahl an Large Language Models (LLMs) wie GPT 5.0, Mistral AI, Gemini & Co. bereit, die PILLER als Grundlage nutzt, um eigene KI-Chatbots zu entwickeln – darunter den „PilBot“. Er greift auf die LLMs zurück und kann u.a. Vertragsprüfungen durchführen, Fragen zu internen Policies beantworten und Daten aus älteren ERP-Datenbanken abfragen. In einem weiteren Projekt, das auf SAP Document AI basiert, beschäftigt sich der Mittelständler derzeit mit KI-basierter Dokumentenerkennung. Konkret geht es darum, Auftragsbestätigungen von Lieferanten automatisiert auszulesen, und dann mittels SAP Build Process Automation diverse Werte wie bestätigte Mengen, Preise und Lieferzeiten auf Positionsebene in den entsprechenden S/4HANA-Beleg schreiben zu lassen. Darüber hinaus setzt PILLER auf Joule in verschiedenen Anwendungen wie SAP Cloud ERP Public, SAP Field Service Management (FSM) oder auch SuccessFactors. Und seit Neuestem kommen auch erste Premium-AI-Funktionen für Joule – also erweiterte Funktionalitäten – im SAP FSM zum Einsatz. „Unser Credo lautet: möglichst viel ausprobieren und früh Praxiserfahrung sammeln, um genau auszuloten, wie wir mit dem Business-AI-Angebot von SAP unsere Prozesse effizienter machen können“, erklärt Thomas Henzler, IT-Leiter bei PILLER und DSAG-Fachvorstand Vertrieb, Produktion & Logistik.

Pilotprojekt mit Joule-Studio

Diesem Motto folgend war PILLER auch unter den ersten Unternehmen, die Joule-Studio noch vor dem offiziellen Roll-out auf den Prüfstand stellen durften. Mit der neuen Funktion in SAP Build können Anwender eigene KI-Agenten bauen (intelligente Assistenten) und sogenannte Joule-Skills (Fähigkeiten wie „Bestellung anlegen“, die Joule ausführen kann) erstellen, um ganze Workflows zu automatisieren.

Testszenario: Angebotsprozess für Maschinenwartung

Im Fall von PILLER wurde der Angebotsprozess für die Maschinenwartung in den Fokus genommen – konkret für die Wartung eines Verdichters. Warum gerade dieser? „Weil der Verdichter Teil einer neuen Produktgeneration ist und der zugehörige Prozess zur Instandhaltung komplett neu aufgesetzt wurde. Damit ist der Prozess erstens frei von „Altlasten“ und zweitens überschaubar in seiner Komplexität. Genau das macht ihn ideal für ein solches Pilotprojekt. So konnten wir klein anfangen ohne große Abhängigkeiten,“ erläutert der IT-Leiter.

Bislang wurden Angebote für Serviceprodukte bei PILLER entweder manuell erstellt oder per Konfigurator. Dabei müssen zahlreiche Details berücksichtigt und die korrekten Equipments identifiziert werden. Auch die Prozess-Governance muss weltweit eingehalten werden. Das macht es für die Mitarbeitenden teilweise sehr aufwendig und kostet viel Zeit. Zeit, die besser in andere Aufgaben fließen sollte. Mit den Möglichkeiten von KI will PILLER zukünftig Abhilfe schaffen.

Prozess analysieren und vereinfachen

„Im ersten Schritt haben wir den Prozess im Projektteam gemeinsam mit den SAP-Product-Experience-Expert:innen und unserem Partner analysiert“, erklärt Henzler. „Welche Wartungszyklen gibt es für unsere Maschine, welche Abhängigkeiten gilt es für ein Angebot zu beachten und so weiter. Können wir den neuen Prozess – so wie er aufgebaut ist – zukünftig erweitern, wenn sich nach dem Produktlaunch neue Notwendigkeiten ergeben oder sich technische Parameter am Produkt ändern? Das war eine der größten Herausforderungen: Den Ablauf so schlank und standardisiert zu beschreiben, dass ein KI-Agent ihn automatisiert ausführen kann und gleichzeitig die technische Machbarkeit im Blick zu behalten.“

SAP Build: Einsatz als vollumfängliche Plattform

Ebenso erfolgsentscheidend für die Umsetzung ist eine durchdachte SAP-Architektur. „Wir nutzen SAP Build in seiner gesamten Breite, also Apps, Process Automation, Work Zone – und nun auch Joule-Studio in der Betaversion. Das ist nicht nur aus Lizenz-, sondern auch aus technologischer Sicht sinnvoll“, ordnet Henzler ein. Der große Vorteil zeigt sich im Zusammenspiel mit der BTP, auf der SAP Build läuft: Die BTP ist bei PILLER direkt mit SAP-Systemen wie S/4HANA oder der Sales Cloud verbunden. Damit haben wir mit den Services wie z.B. SAP Build Zugriff auf sämtliche SAP-Anwendungen und können mit SAP Build direkt auf diesem Applikations-Stack aufsetzen – ohne Fremdlösungen einbinden und aufwändige Schnittstellenlösungen schaffen zu müssen. „So haben wir die Möglichkeit, mit den SAP-Build-Komponenten durchgängige End-to-End-Szenarien mit nur einer Plattform zu entwickeln“, erläutert Henzler. „Dank der Erweiterung von SAP Build um Joule-Studio lassen sich nun auch KI-Funktionen in Prozesse integrieren. Da Joule-Studio direkt Teil von SAP Build ist, bedurfte es keines großen Onboardings der IT, weil diese bereits mit der Plattform vertraut war.“

Erstellung des Prototyps: Neuer KI-Agent

Nachdem also die Vorarbeiten zur Prozessdefinition abgeschlossen waren und alle Beteiligten dasselbe Verständnis davon hatten, wurde im Projektteam ein erster Prototyp für einen KI-Agenten erstellt. Er soll den Angebotsprozess für die Maschinenwartung des neuen Verdichters effizient machen, die Mitarbeitenden entlasten und zugleich eine hohe Qualität sicherstellen. Dafür wurde im ersten Schritt in SAP Build ein Projekt eingerichtet. „Wie man es von SAP Build Process Automation kennt, klickt man sich im Backend seine Prozesskette aus verschiedenen Komponenten – modulare Elemente, die die Anwendung bereitstellt – zusammen“, skizziert Henzler das Vorgehen. „Diesem System folgt auch die Erstellung des KI-Agenten. Man gibt ihm u.a. vor, welche Aktionen er ausführen soll, nach welcher Logik und stellt ihm Datenquellen zur Verfügung.“ Entsprechend wurde Joule-Studio als Nächstes mit dem Servicehandbuch für den neuen Verdichter trainiert. „Wir haben das System mit Infos gefüttert – z. B. nach welcher Betriebsleistungsdauer welche Maschinenkomponente getauscht werden sollte. Was es beim Wechsel von Teilen zu beachten gilt, wann welche Servicedienstleistungen fällig sind und so weiter. Das war ein notwendiger Schritt, damit die KI Maschinen- und Prozessabhängigkeiten, Wartungsintervalle und sonstige Besonderheiten erkennen und beim Angebotsprozess für die Maschinenwartung berücksichtigen kann“, so Henzler.

Erster Proof of Concept: Automatisierter Angebotsprozess

Durch die Integration von Joule-Studio in SAP Build und somit der Verankerung auf der BTP können Daten über Systemgrenzen hinweg fließen. Heißt: Fragt ein:e Mitarbeiter:in über Joule für einen Kunden eine Wartung an, erkennt die KI nicht nur, welcher Service fällig ist, sondern kann außerdem auf alle notwendigen Infos aus dem S/4HANA-System zugreifen – von relevanten Ersatzteilen mit Materialnummer bis zu den Lieferzeiten und Preisen. Die KI erstellt der bzw. dem Mitarbeitenden eine Übersicht mit allen wichtigen Daten. Die bzw. der Mitarbeitende muss die Stückliste nur noch bestätigen und schon wird in S/4HANA ein Angebot erstellt. „Auch diesen Schritt könnte die KI übernehmen. Uns ist allerdings die fachliche Prüfung durch eine Expertin bzw. einen Experten wichtig“, so Henzler. „Zudem sind viele Produkte kundenindividuell, das heißt, die Stammdaten müssen geprüft werden wie z.B. Aktualität der Preise, Lieferzeiten oder die generelle Verfügbarkeit.“ 

Erste Learnings aus dem Pilotprojekt

Wichtige Learnings, die das Projektteam dabei gewonnen hat? Prozesse vereinfachen und Stammdaten sind entscheidend, damit die KI sie erfolgreich automatisieren kann. „Daher haben wir den Angebotsprozess zunächst analysiert und auf den Kern reduziert (MVP), bevor wir ihn über SAP Build abgebildet haben. Das war ein notwendiger Schritt“, resümiert der IT-Leiter.

Darüber hinaus ist gutes Datenmanagement die Grundlage: KI benötigt strukturierte wie unstrukturierte Daten, die korrekt zusammengeführt werden müssen. Ohne saubere Datenbasis funktioniert selbst der beste Agent nicht zuverlässig.

Zwischenfazit mit Joule-Studio

„Die Betaphase von Joule-Studio hat uns gezeigt, welche Potenziale die neue SAP-Funktion für uns und unsere Prozesse bietet – aber zugleich auch, an welchen Stellen sie noch Entwicklungsbedarf hat. Das erleichtert unser Planung und das interne Erwartungsmanagement: Welche Aufgaben kann die KI jetzt oder mittelfristig übernehmen? Welche Funktionen sind noch Zukunftsmusik?“, so Henzler.

Zu den Vorteilen zählen die Low-Code-Funktionen. Joule-Studio lässt sich als Teil von SAP Build fast ganz ohne Programmierwissen nutzen. KI-Agenten und Joule-Skills können mit geringem Entwicklungsaufwand erstellt werden – und liefern dadurch schnell einen konkreten und messbaren Mehrwert. Ein weiteres Plus bietet die nahtlose Integration von Joule-Studio in die SAP-Build-Anwendung, die wiederum direkt auf der BTP aufsetzt. So kann die KI ihr Potenzial über Systemgrenzen hinweg voll ausschöpfen. Praktisch sind zudem die Möglichkeiten, bereits bestehende Prozesse als Joule-Skills wiederzuverwenden. „Offen bleibt jedoch, welche Auswirkungen es auf den Skill hat, wenn der ursprüngliche Prozess angepasst wird“, so Henzler.

„Etwas Luft nach oben gibt es mit Blick auf das Document-Grounding. In der Betaphase war es alles andere als einfach, die Dokumentinhalte via AiCore Resource Groups so mit der KI zu verknüpfen, dass sie diese versteht. Und auch einige Konfigurationsschritte sind noch aufwändig“, resümiert der IT-Leiter. „Am Document-Grounding wurde aber bereits gearbeitet, eine Verbesserung wird in der nun produktiven Version spürbar sein.“

Debugging- und Monitoring-Funktionalitäten sind ebenso ausbaufähig: Fehlermeldungen sind häufig unklar und die Analyse von Fehlern gestaltet sich kompliziert. Darüber hinaus fehlen aktuell vorgefertigte Tools, etwa für Web-Search-Funktionen oder Integrationen mit anderen Systemen. „Hier darf man aber auch nicht außer Acht lassen, dass sich Joule-Studio bei uns noch im Test befand“, relativiert Henzler. „Fakt ist: Wo Joule-Studio funktioniert, kann es die Mitarbeitenden erheblich im Tagesgeschäft entlassen, spart manuellen Aufwand und reduziert Fehler. Besonders bei Prozessen, die bislang viel Handarbeit erforderten – wie die Erstellung von Angeboten – ist der Nutzen sofort spürbar.”

Ausblick

Nun, da Joule-Studio offiziell verfügbar ist, wird PILLER den KI-Agenten in die produktive SAP-Umgebung des Unternehmens überführen. „Dem werden wir uns voraussichtlich im ersten Quartal des neuen Jahres widmen und in dem Zuge auch die Anbindung der SAP Business Data Cloud prüfen“, erklärt Henzler. „Damit können wir das große Thema Datenmanagement vereinfachen. Natürlich planen wir, Joule-Studio künftig auch noch umfassender einzusetzen, um sukzessive weitere Prozesse zu optimieren.“