Key User am Limit: Warum SAP S/4HANA-Projekte scheitern – und wie es besser geht

In vielen SAP S/4HANA-Projekten geraten Key User schnell an ihre Grenzen. Sie werden mit Aufgaben überhäuft, die sie weder bewältigen können noch wollen. Besonders die Rolle als Trainer:in stößt bei vielen auf Widerstand. Die Folge? Frust, der sich im Projekt wie ein Lauffeuer ausbreitet – und den Erfolg gefährdet. Dabei gibt es eine einfache und wirksame Lösung.

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Kennen Sie die Definition von Wahnsinn? „Immer wieder das Gleiche tun, aber andere Ergebnisse erwarten.“ Genau das passiert in vielen S/4HANA-Projekten.

Key User, also Personen, die als Multiplikator:innen und Wissensträger:innen den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen, werden häufig überfordert. Neben ihrem Tagesgeschäft sollen sie Prozesse mitgestalten, Tests durchführen, Dokumentationen erstellen und zusätzlich Schulungen übernehmen.

Bei kleineren IT-Projekten lässt sich das oft noch auffangen, selbst wenn die Key User dabei auf der Strecke bleiben. Hauptsache, die Software läuft am Ende. Doch bei SAP S/4HANA funktioniert dieser Ansatz so gut wie nie.

Frust als Brandbeschleuniger

Warum? Weil SAP S/4HANA keine gewöhnliche Softwareeinführung ist. Es handelt sich um ein tiefgreifendes Transformationsprojekt. Selbst bei einer standardnahen Cloud-Implementierung oder einem Brownfield-Ansatz verändern sich zentrale Abläufe grundlegend.

Diese Veränderungen gelingen jedoch nur, wenn die Mitarbeitenden den Wandel aktiv mittragen. Doch was passiert, wenn Key User überfordert sind, aus Frust auf Distanz gehen und ihre schlechte Stimmung ins Team tragen? Die Akzeptanz sinkt und damit gerät auch der Projekterfolg ins Wanken.

Schulungen? Für viele ein rotes Tuch

Ein Teil des Problems lässt sich entschärfen. Das Management kann dies erreichen, indem es Key User gezielt von ihrem Tagesgeschäft entlastet, sodass sie sich auf ihre Projektaufgaben konzentrieren können.

Doch damit ist es nicht getan. Denn viele Key User brennen zwar für Prozesse und stehen gern als fachliche Ansprechpartner:innen bereit. Beim Thema Schulung steigen sie jedoch gedanklich aus.

Warum? Oft fehlt ihnen das didaktische Know-how. Sie scheuen endlose Diskussionen nach dem Motto „Früher war alles besser“. Oder sie fühlen sich schlicht unwohl in der Rolle als Trainer:innen.

Externe SAP-Training-Profis: die unterschätzte Abkürzung zum Projekterfolg

Hier lohnt sich ein Blick nach außen. Externe Trainingsprofis, die seit Jahren SAP-Projekte begleiten, können genau diese Lücke schließen. Vorausgesetzt, sie bringen fundierte Erfahrung mit.

Ein Beispiel sind die tts learning architects, die Organisationen seit über 25 Jahren mit einem klar strukturierten Schulungskonzept bei SAP-Einführungen unterstützen. Die Vorteile?

• Minimaler Aufwand für Key User: Ein Tag Input reicht aus, um eine zehntägige Schulung inklusive Konzeption, Materialentwicklung und Vorbereitung durchzuführen.
• Deutliche Entlastung: Key User können sich voll auf ihre Projektrolle konzentrieren. Wenn sie möchten, werden sie gezielt für Trainingsaufgaben qualifiziert.
• Effektive Wissensvermittlung: SAP-Expert:innen mit didaktischer Kompetenz sorgen für praxisnahe Schulungen, die schnell greifen – und die Akzeptanz im Projekt nachhaltig stärken.

Ein zusätzlicher Pluspunkt ist, dass externe Trainer:innen unabhängig von internen Strukturen oder Befindlichkeiten agieren. Diskussionen über Sinn und Zweck der neuen Software? Fehlanzeige. Stattdessen sorgen sie für positive Stimmung und motivierte Endnutzer:innen. So bleibt den Key User:innen der Rücken frei – und das Projekt bleibt auf Erfolgskurs.

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