Klosterfrau treibt Digitalisierung mit SAP S/4HANA voran

SAP S/4HANA als Digitalisierungs-Booster bei der Klosterfrau Group

Vor knapp 200 Jahren durch die Klosterfrau Maria Clementine Martin in Köln gegründet, ist die Klosterfrau Group heute ein international aufgestelltes Gesundheitsunternehmen und gehört zu den führenden Anbietern im Bereich Selbstmedikation. Der Praxisbericht fasst zusammen, warum und wie das Unternehmen seine S/4HANA-Transformation gestaltete.

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Bereits Ende 2016 startete das Unternehmen, alte Strukturen und Prozesse zu erneuern sowie die drei Unternehmensstandorte in Deutschland IT-seitig zu harmonisieren. Im Fokus standen dabei Branchenexpertise und Zukunftsfähigkeit. SAP war das Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Mittel der Wahl. Warum man sich letztlich für einen Greenfield-Ansatz und das On-Premises-Modell entschied, wie der aktuelle Stand im Projekt ist und warum Change-Management das entscheidende Momentum war und immer noch ist: Das berichtet Frank Roth, Head of Corporate IT beim Kölner Traditionsunternehmen.

Wir hatten insgesamt zehn ERP-Systeme im Einsatz, vier davon SAP, sechs Non-SAP. Hinzu kamen noch kleinere Gesellschaften und jeder hat sein ganz eigenes IT-Süppchen gekocht.

Frank Roth

Head of Corporate IT der Firmengruppe

Die lange ERP-Konsolidierungsreise der Klosterfrau Group

Wenn es einen Early Bird bei SAP-S/4HANA-Transformationen gibt, dann gebührt diese Ehre Klosterfrau: Bereits Ende 2016 starteten die ersten Vorbereitungen und Vorprojekte, schließlich galt es, die drei Standorte mit ihren jeweils unterschiedlichen Systemen, Prozessen und Vorgehensweisen in eine einzige Ziellandschaft zu bringen. „Wir hatten insgesamt zehn ERP-Systeme im Einsatz, vier davon SAP, sechs Non-SAP. Hinzu kamen noch kleinere Gesellschaften und jeder hat sein ganz eigenes IT-Süppchen gekocht. Es ging sogar so weit, dass dieselben Lieferanten unterschiedliche Lieferantennummern hatten. Sprich, wir hatten uns im klein-klein verloren, der Aufwand für Wartung und Pflege der Systeme war entsprechend hoch, Medienbrüche und Ineffizienzen wie etwa beim Thema Konzernabschluss die logische Folge“, sagt Frank Roth, Head of Corporate IT der Firmengruppe, und ergänzt: „Die Notwendigkeit zu wechseln kam also aus dem Business heraus. Es war längst überfällig, eine digitale Roadmap aufzusetzen, die uns als Firmengruppe sicher und stark in die Zukunft führt.“

Detaillierte Vorprojekte und Analysen ebneten Weg in die SAP-S/4HANA-Zukunft

Schnell war klar, dass die Reise mit SAP weitergehen sollte, waren doch die bisherigen Erfahrungen mit SAP-Lösungen durchweg positiv. „Natürlich haben wir alle passenden Anbieter und Lösungen auf Herz und Nieren geprüft, GAP-Analysen gemacht und sogar eine Muster-Company mit den üblichen Geschäftsprozessen der Pharmaindustrie aufgebaut“, berichtet Roth. „Das Resultat war dann eindeutig, ein Greenfield-Ansatz deckte all unsere Anforderungen und vor allem die aus den Fachbereichen am besten ab.“ Wichtig ist für den CIO in diesem Zusammenhang vor allem die Awareness: „Wir wollen nicht die Vergangenheit bewerten, und auch das ‚Ist‘ interessiert nicht. Es geht einzig um das, was sein wird und dafür waren insbesondere das Commitment und unsere Mitarbeitenden das A und O.“

Der nächste logische Schritt: SAP S/4HANA mit Branchen-Template einführen

Die Entscheidung, mit SAP S/4HANA als dem einen und einzigen ERP-System weiterzumachen, war also schnell gefallen. „Uns war bewusst, dass wir nicht nur zu den Ersten innerhalb der Pharmabranche gehörten, sondern auch eines der größten S/4HANA-Projekte zu der damaligen Zeit stemmen mussten. Sprich, Referenzen existierten nicht wirklich und viele Detailfragen waren ebenfalls ungeklärt“, blickt Roth zurück. Entsprechend logisch war also die Entscheidung, zusätzlich auf ein vorkonfiguriertes Branchen-Template eines SAP-Partners zu setzen und so von standardisierten End-to-End-Prozessen und Best Practices der Pharmaindustrie zu profitieren. „Unsere Branche zeichnet sich durch viele Eigenarten und spezifische Anforderungen aus“, ergänzt der CIO. „Zum einen gibt es viele rechtliche und auch steuerliche Anforderungen, die beachtet werden müssen, zum anderen sind wir nach wie vor sehr papierlastig, Beschaffungs-, Logistik-, Fertigungs- und auch die Validierungsprozesse sind entsprechend anspruchsvoll.“

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Das entscheidende Teilprojekt: Aktives Change-Management war Erfolgskriterium bei der SAP-S/4HANA-Reise

Wie wichtig ein aktives Change-Management im SAP-S/4HANA-Umfeld ist, kann Roth nicht oft genug hervorheben: „Uns war schnell klar, dass der Switch ohne unsere Mitarbeitenden nicht funktionieren wird. Also haben wir uns externe Change-Management-Expertise eingekauft, eine der besten Entscheidungen im Projekt. Nur dadurch konnten wir begeisterte und motivierte Key-User und Process-Owner identifizieren und auch aufbauen, alte Verfahrensmuster erfolgreich ablegen und das neue Prozessdenken erfolgreich übernehmen. Das Verhalten dieser Kollegen hat 1:1 auf die anderen Mitarbeitenden abgefärbt, so dass das neue ERP-System von Beginn an offen und gut angenommen wurde.“ Wie wichtig das Thema innerhalb des Gesamtprojekts ist, macht der CIO noch einmal deutlich: „Unsere Process-Owner und Key-User haben das Thema in ihren Stellenprofile ergänzt bekommen. Wir machen damit mehr als klar, wie wichtig sie sind, wie essenziell ihre Rollen und Fähigkeiten im Projekt sind und wie sehr Kolleginnen und Kollegen von ihrem Know-how profitieren können.“

Reifung in der Zeit: Go-live an allen drei Standorten im Jahr 2021, Schlagzahl seit 2022 erhöht

Während der offizielle Projekt-Kick-off bereits 2018 erfolgte, fand 2021 der Go-live in der Unternehmenszentrale in Köln sowie in Berlin und Lüchow statt. Danach folgte sukzessive der Roll-out in den internationalen Standorten. „Allesamt waren erfolgreich, wenig Fehler passierten und wir hatten von Tag eins an ein stabiles System mit allen notwendigen und funktionierenden Schnittstellen“, freut sich Roth immer noch. „Mittlerweile sind Frankreich und Österreich ausgerollt, Belgien und die Schweiz sind im Januar 2025 erfolgreich live gegangen, als nächstes folgen 2026 Polen, Tschechien sowie die Maria Galland Group.“ Ein weiterer erzielter Erfolg: Von den rund 2.026 eigenentwickelten Z-Programmen sind nur ca. 590 ins neue System übernommen worden – die Anwendung ist dadurch deutlich näher am Standard und weitaus weniger komplex.

Klosterfrau nutzt breite Palette an SAP-S/4HANA-Tools

Ebenfalls erfolgreich absolviert wurde der erste Release-Wechsel in SAP S/4HANA 2023, wobei dieser allerdings rein technisch war: „Hiermit haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht, via Sandbox-System hatten wir von Anfang an eine schnelle und technisch saubere Methode, die auch den Validierungsaufwand signifikant reduziert hat. Der größte Mehrwert für Klosterfrau besteht heute vor allem in den klaren Strukturen und harmonisierten, schlanken Prozessen über Standorte und Abteilungen hinweg: „Unser Organisations-Management ist endlich einheitlich, dank des zentralen Data-Managements passen unsere Stammdaten, wir nutzen – wo immer möglich – die besten und aktuellen SAP-Funktionalitäten. Dazu zählt unter anderem für unser Retail-Geschäft das klassische SAP S/4HANA , SAP Cloud Platform Integration (CPI) zur Anbindung unserer Logistik-Dienstleister, SAP Quality Management (QM), SAP Production Planning (PP) oder auch SAP Value Lifecycle Management, das uns konkret zeigt, wo noch Verbesserungen möglich sind – die Palette an Tools ist beinahe unendlich.“

Bereits seit einigen Jahren erfolgreich im Einsatz ist die  SAP Analytics Cloud (SAC) für das Gruppen-Reporting und speziell im Vertrieb. In puncto Digitalisierung profitieren die Produktionsstandorte in Berlin und Lüchow immens von der neuen S/4HANA-Lösung. In Produktion und Logistik finden via Datenbrillen statt Scanner „handless“ bzw. kontaktlose Kommissionierungen und Warenbewegungen statt. Luft nach oben gibt es für den Head of Corporate IT in puncto Koexistenz SAP S/4HANA On-Premises mit SAP S/4HANA Cloud: „Unseres Erachtens ist die Koexistenz eines On-Premises-Systems im Headquarter Köln und einer Public-Cloud-Instanz für eine unserer Töchter aktuell nicht umsetzbar und es gibt seitens SAP keinen strategischen Lösungsansatz dafür. Hier warten wir sehr gespannt auf die weitere Entwicklung.“

Change-Management ist inzwischen Routine

Trotz aller bereits erzielten technischen Errungenschaften ist für Roth nach wie vor jeder einzelne Kollege entscheidend für den Erfolg oder Nichterfolg des S/4HANA-Projekts: „Im Laufe der Jahre haben wir gelernt, sehr genau hinzusehen, welche Kolleg:innen am ehesten ‚wechselwillig‘ sind. Denn dadurch können wir von Anfang an mit Freude und mehr Akzeptanz bezüglich des neuen Systems rechnen und eine langfristig erfolgreiche Beziehung aufbauen. Länderspezifische Unterschiede existieren und es ist immens wichtig, die jeweiligen Kulturen zu verstehen und die richtigen Leute auf der Seite zu haben, damit das Engagement vor Ort gesichert ist. Wenn das System nicht funktioniert, ist in der Regel nicht SAP das Problem, sondern der Kunde bzw. Anwender. Und genau aus diesem Grund sind wir viel vor Ort in den Ländern, hören bei den Wünschen und Bedürfnissen ganz genau hin und zeigen auch immer eine Demo, die landesspezifisch ausgerichtet ist.“

Bilderquelle: Klosterfrau Healthcare Group