DSAG-Erfolg: Lieferantenregistrierung im SAP Business Network angepasst

Künftig doch kein Lieferantenaccount zwingend notwendig

Statt wie ursprünglich von SAP vorgesehen, wird die Lieferantenregistrierung im SAP Business Network nicht verpflichtend. Mit dem neuen SAP-Release 2508 bietet SAP dieses Feature als optionale Funktion an. Damit liegt die Entscheidung künftig bei den Einkäufer:innen, ob sie von ihren Lieferanten eine Registrierung verlangen, bevor diese auf alle Bestelldetails zugreifen können, oder nicht.

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Der Einsatz der DSAG hat sich ausgezahlt. SAP hat auf das Feedback des Anwenderverbands reagiert und die geplante Funktion zur verpflichtenden Lieferantenregistrierung im SAP Business Network überarbeitet.

Rückblick: SAP-Ankündigung zu SAP Business Network

Im Januar 2025 kündigte SAP an, kurzfristig eine neue Funktion im SAP Business Network ausrollen zu wollen, die „Mandatory Supplier Registration“. Damit sollten Lieferanten verpflichtet werden, ein kostenloses Standardkonto im Netzwerk anzulegen oder sich unter einem bestehenden Konto zu registrieren – die Voraussetzung, um ihre Bestelldaten einsehen zu können.

Bis dato war solch ein Account nicht notwendig. Einkäufer:innen – eine der Hauptnutzergruppen des SAP Business Network – schickten ihren Lieferanten Bestellungen einfach aus der Ariba-Applikation heraus. Und die Lieferanten bekamen an die hinterlegte Adresse eine E-Mail mit der Bestellung, ohne sich dafür im Netzwerk anmelden zu müssen.

„Der Grundgedanke von SAP, die Auftragsabwicklung zu optimieren, ist gut und nachvollziehbar. Zumal die ‚Power‘ eines Netzwerkes durch entsprechend validierte Teilnehmer:innen kommt und nicht durch per E-Mail versendete Bestellungen. Die geplante Umsetzung wäre für die Anwender allerdings in diesem Zeitraum und besonders auch bei kleineren Lieferanten nicht umsetzbar gewesen“, erklärt Thomas Henzler, DSAG-Fachvorstand Vertrieb, Produktion und Logistik. „Mehr noch: Es hätte zu Lieferkettenstörungen kommen können, wenn plötzlich Lieferanten nicht mehr ‚erreichbar‘ sind.“

Hintergrund: Auswirkungen der geplanten Änderungen auf Lieferanten und Einkäufer

Denn der große Knackpunkt: Nicht alle Lieferanten können sich ohne Weiteres über eine neue SAP-Maske registrieren. Organisationen aus dem Öffentlichen Sektor beispielsweise ist es aus Datenschutzgründen untersagt, externe Links oder Portale zu nutzen.

Zahlreiche große Lieferanten-Unternehmen haben fest etablierte interne Verkaufsprozesse, die mit den Registrierungsvorgaben im SAP Business Network nicht kompatibel sind. „Diese Konzerne werden ihre Abläufe nicht für ein SAP-Release anpassen“, so Henzler. „Vielmehr sind sie es, die ihren Kunden – also den Einkäufer:innen – durch ihre Marktmacht die Prozesse vorgeben.“

Heißt: Wenn ein einflussreicher Lieferant die obligatorische Registrierung ablehnt, zwingt das auch den Bezieher der Waren auf einen alternativen Kommunikationsweg, abseits von SAP Business Network. Denn wohl kaum ein Einkäufer riskiert es, aufgrund einer neuen Software-Funktion seinen Lieferanten zu verlieren.  

Die DSAG repräsentiert rund 1.500 SAP-Anwender:innen aus dem Bereich Einkauf. „Bei der Abstimmung mit unseren Mitgliedern, ergab sich, dass ein großer Teil der Lieferanten in der Europäischen Union die von SAP geplante Vorgabe nicht akzeptiert hätte. Damit wären die Auswirkungen auf die Einkäufer fatal gewesen“, sagt Henzler. „Zumal die Umsetzung der Registrierungspflicht kurzfristig geplant war. Eine stark genutzte Funktion innerhalb weniger Wochen nicht mehr einsetzen zu können, ist ein radikaler Umbruch. Das hätte die Firmen vor immense Herausforderungen gestellt, denn bei der Beschaffung handelt es sich um einen Unterstützungsprozess, der viele Bereiche eines Unternehmens bedingt. Das zeigt, welche Tragweite eine vermeintlich kleine Funktionsänderung haben kann.“

Reaktion: Einflussnahme der DSAG

Als starker Industrieverband mit mehr als 4.000 Anwenderunternehmen hat das Feedback der DSAG Gewicht wie zahlreiche Erfolge zeigen. So auch in diesem Fall. Im konstruktiv-kritischen Dialog fand die Anwendergruppe mit SAP innerhalb kürzester Zeit einen Konsens. Im Februar verkündete der Software-Konzern bereits entscheidende Planänderungen:

• Die Aktivierung der Funktion für die Lieferantenregistrierung ist fortan optional. Einkäufer können selbst wählen, ob sie diese nutzen wollen oder nicht. Entscheiden sie sich dagegen, bleiben die bestehenden Arbeitsabläufe und Prozesse unverändert.
• Im Jahresverlauf 2025 sollen weitere Funktionen ausgerollt werden, die es Lieferanten ermöglichen, nicht registrierte Beziehungen besser zu verwalten und das Risiko der Nichteinhaltung von Exportkontrollvorschriften zu verringern.
• Der Prozess der Lieferantenregistrierung selbst wird noch weiter vereinfacht.

„Oftmals entpuppt sich eine in der Theorie gut gemeinte Entwicklung in der Praxis als absolut nicht zielführend“, resümiert Henzler. „Das zeigt einmal mehr, wie wichtig der kontinuierliche und direkte Austausch zwischen SAP und uns als Anwendergruppe ist.“

Ausblick: Relevanz von digitalen Identitäten steigt

„Die schnelle Reaktion von SAP war richtig. Klar ist aber auch: Ein starkes Netzwerk lebt von validierten und eindeutig gelisteten Teilnehmer:innen. Nicht selten haben Unternehmen mehrere direkt durch die Fachbereiche wie Vertrieb oder Einkauf angelegte Accounts. Teils ist innerhalb eines Unternehmens unklar, wer sich im Netzwerk überhaupt registriert hat. Und teils gibt es verwaiste Accounts von Personen, die längst das Unternehmen verlassen haben“, erklärt Henzler. „Digitale Identitäten werden in Zukunft mehr und mehr relevant. Der Erfolg, den wir nun mit einer optionalen Registrierung haben, soll also für Unternehmen keine Einladung sein, so weiterzumachen wie bisher. Sie müssen ihre Accounts pflegen und aktuell halten.“

In Richtung des Software-Konzerns ergänzt der DSAG-Fachvorstand: „Auch SAP muss sich noch stärker mit der Frage auseinandersetzen, warum Unternehmen eine Registrierung nicht möchten. Ein schlanker Onboarding-Prozess ist da nur ein Aspekt. Vielmehr gibt es auch häufig rechtliche Vorbehalte.“

Thomas Henzler,
DSAG-Fachvorstand Vertrieb, Produktion und Logistik