HR in der Öffentlichen Verwaltung: Das fordern die Sprecher

Gemeinsam mit SAP zu praxisnahen Lösungen für zukunftsfähige HR-Systeme

Die Arbeitsgruppe HR in der Öffentlichen Verwaltung setzt sich für praxisnahe SAP-Lösungen ein. Das neu gewählte Sprecher-Team Stefan Wölfelschneider (Sprecher) und Tobias Lehner (stellv. Sprecher) berichtet, welche Herausforderungen es für den öffentlichen Dienst im SAP-Kontext gibt und welche Impulse die Arbeitsgruppe künftig setzen wird.

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Was war Ihre Motivation, für das Sprecheramt der Arbeitsgruppe HR in der Öffentlichen Verwaltung zu kandidieren?

Tobias Lehner: Für mich ist die Arbeitsgruppe eine Plattform, auf der wir praxisnahe Lösungen für ganz konkrete Herausforderungen im SAP-Umfeld entwickeln können. Mich motiviert vor allem, dass ich mein Wissen aus der Öffentlichen Verwaltung einbringen und gleichzeitig auch erweitern kann – und zwar im Austausch mit den Erfahrungen der anderen Mitglieder. Ich möchte mit der Arbeitsgruppe Impulse setzen – für ein modernes und vor allem praxistaugliches Personalmanagement im öffentlichen Dienst.

Stefan Wölfelschneider: Meine Motivation ist ganz klar: Ich will die digitale Transformation im Personalwesen der Öffentlichen Verwaltung aktiv mitgestalten. Als Fachbereichsleiter im Hessischen Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung – das ist eine obere Landesbehörde im Geschäftsbereich des Hessischen Finanzministeriums – verantworte ich zentrale Themen rund um SAP-Technologie, Architekturmanagement, Innovationen und auch Künstliche Intelligenz. Für mich ist die Arbeitsgruppe viel mehr als nur ein Gremium. Sie ist ein Ort des gemeinsamen Gestaltens – ein Raum, in dem Expertise zusammenkommt, Herausforderungen gemeinsam angegangen werden und neue Ideen entstehen. Mein Ziel ist, hier Impulse für nachhaltige und zukunftsfähige SAP-Lösungen zu setzen – Lösungen, die wirklich den Bedürfnissen der Verwaltung gerecht werden und echten Mehrwert für die Praxis schaffen.

Welche fachlichen Erfahrungen bringen Sie im SAP-Umfeld mit – speziell im Kontext HR und Öffentliche Verwaltung?

Wölfelschneider: Ich beschäftige mich beruflich vor allem mit SAP-Querschnittsthemen in der Öffentlichen Verwaltung – insbesondere mit System- und Releasemanagement, Architekturmanagement und strategischen Innovationen rund um Personalprozesse und Digitalisierung. Als Landesumsetzungsberater habe ich über mehrere Jahre hinweg die hessischen Dienststellen bei der Einführung und Umsetzung von SAP HCM begleitet – mit dem Fokus auf rechtssichere, praxistaugliche und technisch tragfähige Lösungen. Außerdem war ich lange als Senior-Experte im Personalwesen tätig. In dieser Rolle habe ich fachliche Anforderungen konzipiert und in SAP HCM umgesetzt.

Lehner: Ich bin jetzt seit gut eineinhalb Jahren im Bereich HR in der Öffentlichen Verwaltung unterwegs. Davor war ich viele Jahre als IT-Berater tätig und habe in der Zeit umfangreiche Erfahrungen in der Umsetzung komplexer IT-Projekte gesammelt. Zusätzlich habe ich als Lehrkraft an einer Hochschule gearbeitet, vor allem in der Ausbildung von Wirtschaftsinformatik-Studierenden. Dadurch habe ich auch einen etwas anderen Blick auf viele Themen – manchmal auch einen unvoreingenommenen. Und genau das hilft mir, neue Impulse einzubringen und etablierte Denk- oder Lösungswege kritisch zu hinterfragen.

Welche Rolle spielt SAP in Ihrem aktuellen beruflichen Alltag?

Lehner: SAP ist die technologische Grundlage für alle Themen, an denen ich gerade arbeite. Es ist bei uns das Rückgrat der Digitalisierung und bildet die Basis für zentrale Prozesse der Personalverwaltung. SAP ist bei uns also nicht nur ein System – es ist auch ein Werkzeug und ein verbindendes Element zwischen Fachlichkeit und Technik.

Wölfelschneider: SAP ist das Rückgrat unserer digitalen Prozesslandschaft. Und das betrifft bei uns mehrere, teils hochkomplexe SAP-Systemumgebungen.
Gemeinsam mit meinem Team – und in enger Abstimmung mit anderen fachlichen Bereichen – arbeiten wir laufend an der Weiterentwicklung, der Integration und dem sicheren, stabilen Betrieb dieser Systeme. Für uns ist SAP dabei nicht nur eine technologische Plattform. Es ist ein strategisches Steuerungsinstrument, mit dem wir Verwaltungsprozesse effizient, zukunftsorientiert und vor allem rechtskonform – gerade im Personalbereich – weiterentwickeln.

Welche bisherigen Berührungspunkte hatten Sie mit der DSAG – insbesondere mit Blick auf Gremienarbeit und Community-Austausch?

Wölfelschneider: Die DSAG ist für mich schon seit vielen Jahren ein wichtiger Ort für fachlichen Austausch und partnerschaftliche Zusammenarbeit. Ich schätze besonders den kollegialen Umgang – und die Möglichkeit, Themen direkt mit anderen Verwaltungen und auch mit SAP zu besprechen.

Lehner: Ich bin jetzt seit einem halben Jahr zweiter Sprecher der Arbeitsgruppe. In dieser Zeit konnte ich schon viele wertvolle Kontakte knüpfen. Der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Verwaltungen ist für mich besonders spannend – praxisnah, offen und kollegial. Die Gremienarbeit bei der DSAG ist für mich noch relativ neu. Aber ich habe mich ganz bewusst darauf eingelassen, weil ich im Dialog mit SAP und der Community eine große Chance sehe, gemeinsam Themen voranzubringen.

Was sind aus Ihrer Sicht die drängendsten Themen, die die Arbeitsgruppe HR in den nächsten ein bis zwei Jahren adressieren muss?

Wölfelschneider: Für mich stehen vor allem drei Themen im Vordergrund:
Erstens die strukturierte Migration auf SAP HCM for S/4HANA, zweitens die Sicherstellung der Interoperabilität mit bestehenden Verwaltungsarchitekturen, und drittens die Modernisierung der HR-Prozesse – und zwar im Sinne einer nachhaltigen Fachkräftestrategie.

Lehner: Ein zentrales Thema ist für mich der zunehmende Innovationsdruck in der Öffentlichen Verwaltung – und das bei gleichzeitig sinkenden Mitteln und begrenzten personellen Kapazitäten. Dazu kommen immer neue regulatorische Anforderungen. Diese Kombination bringt viele Verwaltungen an ihre Belastungsgrenze. Und genau hier kann die Arbeitsgruppe helfen – indem sie bewährte Lösungen sichtbar macht, den Erfahrungsaustausch fördert und Impulse für realistische, tragfähige Wege gibt.

Wie ist Ihre Einschätzung zur Umstellung auf SAP HCM for S/4HANA in der Öffentlichen Verwaltung?

Wölfelschneider: Die Umstellung ist für viele Verwaltungen eine große Herausforderung – aber auch eine wichtige Chance, um Prozesse zu modernisieren und IT-Architekturen zukunftsfähig aufzustellen. Neben der technischen Migration ist vor allem die Mitnahme der Organisation entscheidend. Und genau hier kann die Arbeitsgruppe einen echten Mehrwert bieten – indem sie Erfahrungen bündelt und weitergibt.

Lehner: Wir sind aktuell selbst in einem Migrationsprojekt – und das steht gerade kurz vor dem Abschluss. Im letzten Jahr war praktisch jede Kollegin und jeder Kollege bei uns in irgendeiner Form mit dem Projekt befasst. Der Aufwand ist enorm – sowohl technisch als auch organisatorisch. Vor allem, weil wir sowohl die Datenbank als auch die Anwendung in einem Schritt umstellen. Ich gehe aber davon aus, dass allen Entscheider:innen die Dringlichkeit dieses Themas sehr bewusst ist.

Welche typischen Herausforderungen sehen Sie beim Einsatz von SAP-Lösungen im öffentlichen Personalwesen – fachlich, technisch oder organisatorisch?

Lehner: Eine zentrale Herausforderung liegt für mich im Spannungsfeld zwischen dem immer größer werdenden Innovations- und Digitalisierungsdruck einerseits – und gleichzeitig strengeren Anforderungen an Datenschutz und regulatorische Vorgaben andererseits. Viele Behörden stehen außerdem vor der Frage, ob sie den Weg von SAP in die Cloud mitgehen wollen. Dabei spielt die digitale Souveränität gerade in der Verwaltung eine sehr große Rolle. Auf der organisatorischen Ebene kommt hinzu, dass die klassische Arbeitsteilung in funktionalen Silos oft nicht mehr zu den Anforderungen moderner, prozessorientierter Systemlandschaften passt. Das macht es schwer, durchgängige Lösungen umzusetzen.

Wölfelschneider: Das Personalwesen im öffentlichen Bereich hat fachlich sehr hohe Anforderungen – vor allem, wenn es um die präzise Abbildung komplexer beamten- und tarifrechtlicher Vorgaben geht. Technisch bedeutet das oft einen großen Integrationsaufwand, weil viele verschiedene Fachverfahren, E-Akte-Systeme, Archivierungsplattformen und zunehmend Cloud-Lösungen zusammenspielen müssen.
Organisatorisch sind Veränderungen in diesem sensiblen Bereich immer eng verbunden mit der Herausforderung, Akzeptanz zu schaffen, Mitarbeitende zu qualifizieren und für transparente Kommunikation zu sorgen – gerade bei zentralen HR-Prozessen, die viele Beschäftigte direkt betreffen.

Wo bestehen konkrete Lücken oder Verbesserungsbedarfe in den SAP-Produkten für den Public Sector im HR-Bereich?

Lehner: Ein großes Problem ist, dass viele Innovationen inzwischen fast ausschließlich für Cloud-Lösungen entwickelt werden. Viele Verwaltungen setzen aber aus Gründen der digitalen Souveränität oder wegen regulatorischer Vorgaben bewusst auf On-Premises-Systeme. Und die werden bei der Weiterentwicklung leider zunehmend abgehängt. Der Fokus liegt klar auf der Cloud, während klassische Infrastrukturen oft nur noch am Rande berücksichtigt werden.

Wölfelschneider: Die größte Herausforderung bei SAP-Produkten für HR im öffentlichen Dienst ist für mich die Abbildung der sehr spezifischen und komplexen deutschen Regelungen – wie TVöD, TV-L, TV-H oder das Beamtenrecht – in einer Cloud-Strategie, die gleichzeitig Datensicherheit und digitale Souveränität gewährleistet. SAP HCM und HCM for S/4HANA decken zwar die Anforderungen des Public Sector weitgehend ab, gelten aber als auslaufend bzw. als Brückentechnologie. Die Cloud-Lösung SuccessFactors hat speziell bei der Entgeltabrechnung und bei einigen sehr spezifischen Funktionen noch Lücken, die geschlossen werden müssen, bevor sie komplett einsatzfähig für den öffentlichen Bereich ist. Der Trend geht deshalb zu hybriden Ansätzen, bis die Cloud-Lösungen alle spezifischen Anforderungen wirklich abdecken können.

Welche funktionalen Anforderungen an SAP sind aus Sicht der Öffentlichen Verwaltung bislang unzureichend berücksichtigt worden?

Lehner: Ich möchte hier gar nicht auf einzelne funktionale Anforderungen eingehen. Das grundsätzliche Problem sehe ich darin, dass SAP die speziellen Bedürfnisse der Öffentlichen Verwaltung bisher einfach nicht ausreichend berücksichtigt hat. Das führt dazu, dass viele Lösungen individuell entwickelt oder stark angepasst werden müssen.

Wölfelschneider: SAP-Systeme sind das Rückgrat der Personalprozesse in der öffentlichen Verwaltung und ermöglichen grundsätzlich eine digitale und effiziente Abwicklung im HR-Bereich. Aber gerade in stark regulierten Bereichen wie dem Tarifrecht, der Beamtenbesoldung, Reisekostenabrechnung nach BRKG/LRKG, Workflow-Steuerung oder GoBD-konformer Archivierung stößt der Standard oft an Grenzen. Um diese Lücken zu schließen, sind häufig individuelle Erweiterungen, Drittlösungen oder aufwändige Workarounds nötig. Das erhöht die Systemkomplexität, steigert die Betriebskosten und kann die Prozessqualität negativ beeinflussen. Die Cloud-Strategie von SAP, etwa mit SuccessFactors, deckt viele Anforderungen des öffentlichen Sektors bisher nur eingeschränkt ab – vor allem, was Datenhoheit, DSGVO-Konformität und die vollständige Abbildung etablierter On-Premises-Prozesse wie die Entgeltabrechnung angeht.

Welche Forderungen richten Sie als Arbeitsgruppensprecher ganz konkret an SAP?

Wölfelschneider: Ich fordere von SAP, branchenspezifische Anforderungen des öffentlichen Dienstes stärker zu berücksichtigen. Außerdem müssen Produktstrategien transparent und frühzeitig kommuniziert werden – und Datenschutz- und Sicherheitsstandards konsequent eingehalten sein. Wichtig ist mir auch, dass SAP die Mitgestaltung durch die Öffentliche Verwaltung aktiv ermöglicht und unterstützt.

Lehner: Ich erwarte von SAP eine stärkere Ausrichtung an den speziellen Bedürfnissen der Öffentlichen Verwaltung. Wir brauchen Lösungen, die unsere besonderen fachlichen, technischen und regulatorischen Anforderungen wirklich berücksichtigen. SAP sollte sicherstellen, dass auch Verwaltungen, die weiterhin On-Premises-Systeme nutzen, bei Innovationen nicht außen vor bleiben. Zudem wünsche ich mir eine offenere Kommunikation und dass Verwaltungen frühzeitig in die strategische Produktentwicklung eingebunden werden.

Was erwarten Sie von SAP in Bezug auf Produktstrategie, Transparenz und Mitgestaltungsmöglichkeiten für die öffentliche Hand?

Wölfelschneider: SAP braucht eine klare strategische Linie, die auf die Besonderheiten staatlicher Institutionen abgestimmt ist – besonders was Planbarkeit und digitale Selbstbestimmung angeht. Mitgestaltung darf kein Lippenbekenntnis sein, sondern muss strukturell in Entwicklungsprozesse eingebunden werden – und zwar transparent, verbindlich und nachvollziehbar.

Lehner: Ich erwarte von SAP eine klar erkennbare Produktstrategie, die stärker auf die Bedürfnisse und Besonderheiten der Öffentlichen Verwaltung eingeht. Die Entwicklung der Produkte und Lösungen sollte für uns Anwender transparent und planbar sein – und das gilt auch für die Betriebsmodelle.

Wie soll die Zusammenarbeit mit SAP künftig aussehen?

Lehner: Ich wünsche mir eine partnerschaftliche und lösungsorientierte Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Der Dialog sollte offen und kontinuierlich sein, damit Rückmeldungen aus der Praxis wirklich in die Weiterentwicklung einfließen. SAP sollte die Erfahrungen und Anforderungen der Öffentlichen Verwaltung als wertvollen Beitrag für gemeinsame Verbesserungen anerkennen.

Wölfelschneider: Die Zusammenarbeit mit SAP soll künftig kooperativ, strukturiert und lösungsorientiert sein. Ich sehe die Arbeitsgruppe HR als fachlichen Sparringspartner, als Katalysator für den gemeinsamen Austausch und als Impulsgeber für praxisnahe, bedarfsgerechte Weiterentwicklungen. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist dabei die etablierte Dialogstruktur: klare Ansprechpartner auf beiden Seiten, offene und regelmäßige Kommunikationsformate sowie verbindliche Feedbackmechanismen, die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit im Entwicklungsprozess sicherstellen.

Was möchten Sie am Ende Ihrer Amtszeit erreicht haben – für die Arbeitsgruppe, für die Mitglieder und für das Thema HR in der Öffentlichen Verwaltung?

Lehner: Mein Ziel ist, dass die Arbeitsgruppe spürbaren Mehrwert bietet und die Mitglieder durch den Austausch und gemeinsame Impulse ihre Herausforderungen im öffentlichen Personalwesen besser meistern können.

Wölfelschneider: Die Arbeitsgruppe soll als fachlich kompetente und konstruktiv-kritische Stimme der Öffentlichen Verwaltung im HR-Bereich wahrgenommen werden. Für die Mitglieder will ich sichtbaren Mehrwert schaffen – durch Orientierung, Austausch und konkreten Nutzen. Und für das Thema HR wünsche ich mir, dass wir gemeinsam Impulse setzen, die langfristig zur Modernisierung und Attraktivität des öffentlichen Dienstes beitragen.

Vielen Dank für das Gespräch!

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