EWE NETZ setzt auf SAP S/4HANA Utilities und Fiori-first

Fiori-first-Ansatz als Game Changer für eine innovative IT-Zukunft bei EWE NETZ

170.000 km Leitungen, mehr als 130.000 PV-Anlagen, zwei Millionen Hausanschlüsse und 148 Umspannwerke: Das ist die Welt von EWE NETZ, die Kunden in Niedersachsen, Brandenburg und Teilen Mecklenburg-Vorpommerns und auf Rügen mit Strom, Erdgas und Trinkwasser, aber auch mit Daten und Telekommunikation versorgt. Um zukunftssicher aufgestellt zu sein – Stichwort Ablöse jahrzehntealter SAP-GUI-Transaktionen – sowie aktuelle gesetzliche Vorgaben wie etwa den 24h-Lieferantenwechsel rechtzeitig erfüllen zu können, hat sich EWE NETZ bereits 2023 dazu entschieden, SAP S/4HANA Utilities mit einem Fiori-first-Ansatz einzuführen.

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Das Besondere des SAP-Fiori-Konzepts bei EWE NETZ: Die Endnutzer standen und stehen im Mittelpunkt und nicht die Software. Welche Herausforderungen den Netzbetreiber grundsätzlich beschäftigen, welche Besonderheiten bei „Fiori-first“ zutage traten und wie Konzept, Design und Technologie heute zusammen spielen, das berichtet Ulf Meinen, IT-Experte bei EWE NETZ: „Die Energiewende ist in vollem Gange und wir haben alle Hände voll zu tun: So sind aktuell etwa alleine 90.000 dezentrale Erzeugungsanlagen mit einer Gesamtleistung von mehr als 7.400 MW an unser Stromnetz angeschlossen, die pro Jahr rund 11 TWh grüne Energie in die Leitungen von EWE NETZ einspeisen, Tendenz steigend.“ Hinzu kommt, dass der konstante Ausbau regenerativer Stromerzeugung sowie der Umbau des Verkehrs- und Wärmesektors für einen immer größeren Bedarf an Stromnetzkapazitäten sorgen, „entsprechend modern und innovativ müssen das Stromnetz und die dahinter liegende Infrastruktur aufgebaut sein“, fasst Ulf Meinen zusammen, der als einer der Projektverantwortlichen den Switch zu SAP S/4HANA Utilities inklusive Fiori-first-Ansatz begleitet hat.

Am Ende des Lebensweges angelangt: eigenentwickelte ISU-Lösung und SAP GUI

Wie bei vielen anderen Netzbetreibern auch, hatte EWE NETZ eine mächtige eigenentwickelte Lösung im Einsatz, die ab 2016 von der SAP-ISU-Branchenlösung Utilities abgelöst wurde und die mittlerweile nun auch im Jahr 2027 aus der Standardwartung fällt. „Die meisten unserer Endnutzer haben über 20 Jahre lang ihre gewohnte Umgebung mit ihren SAP-GUI-Favoriten zum Arbeiten genutzt“, sagt Ulf Meinen. „Aber die Welt steht nicht still und die vielen neuen Tools im Microsoft-, aber eben auch SAP-Umfeld sowie unsere geplante Migration in die Cloud als auch die vielen neuen KI-Lösungen, die wir irgendwann gerne nutzen möchten, waren exzellente Argumente, um auch in Sachen User Experience (UX) und Benutzerfreundlichkeit den modernsten Weg einzuschlagen.“ Und nicht zu vergessen: SAP richtet den Einsatz seiner neuen Technologien – Stichwort Künstliche Intelligenz (KI) und SAP Joule – auch am Einsatz von Lösungen wie Fiori aus, ein weiterer Pluspunkt für den Fiori-Einsatz in Oldenburg.

Gelebte Projektrealität: der Anwender und seine Bedürfnisse

Da bei EWE NETZ von Minute eins an der Mensch im Mittelpunkt stand, wurden viel Zeit als auch Ressourcen für diese Reise eingeplant und noch mehr Gespräche geführt. Der Grund dafür: Die neue Benutzeroberfläche sollte gelebt und nicht nur akzeptiert werden – und ein solches Vorhaben setzt man nicht einfach mal nebenbei um. „Wir haben uns viel Zeit genommen für die Gespräche mit den Kolleg:innen, haben auf externe Unterstützung gesetzt und ein professionelles Change Management aufgesetzt“, fasst Ulf Meinen zusammen. Das hat auch dazu geführt, dass vor Projektstart beschlossene Handlungsstränge noch einmal aufgebrochen und neu durchsortiert wurden: „Die Anwender sollten uns sagen, was sie zum Arbeiten benötigen und wie die Fiori-Apps aussehen sollen, wir zwingen niemandem etwas auf“, berichtet der IT-Experte.

Ein weißes Blatt Papier und das Ikea-Prinzip: SAP Fiori anwenderspezifisch ausrichten

Damit die Fiori-Apps von Anfang an passgenau ausgerichtet sind, wurden verschiedene Anwendergruppen gebildet, deren Teilnehmer gleichartige Aufgaben im Unternehmen haben. „Wir haben hier das Thema Fiori quasi als weißes Blatt Papier behandelt und den Reset-Knopf gedrückt – und dann en detail erklärt, was SAP Fiori ist, wie die Guidelines dazu aussehen und auf Microboards gemeinsam die grafischen Oberflächen erstellt, die im Alltag benötigt werden“, erklärt Ulf Meinen. „Natürlich sind die Gruppen immer noch heterogen, aber wir verfolgen hier das 80:20-Prinzip und sind gut damit gefahren, denn die restlichen 20 Prozent können die Anwender individuell anpassen.“

Auch das Ikea-Prinzip hat sich im Projektverlauf bewährt: „Indem die End-User quasi ihre eigene Oberfläche ihrer Anwendungen mitbauen bzw. uns gesagt haben, was genau sie benötigen, ist die Akzeptanz von Beginn an größer.“ Weit über 2.000 Nutzer wurden so auf SAP Fiori aktualisiert und können seit dem erfolgreichen Go-live an Pfingsten 2025 auf ihrer individuellen My-Home-Startseite praktisch damit arbeiten: Sei es im viel genutzten Abrechnungssystem, um Gas- oder Stromzählerstände zu kontrollieren oder zu erfassen oder um ihre To-Do’s in der Buchhaltung zu erledigen – mit den Fiori-Apps geht das nun alles schneller, intuitiver und effizienter.

Gewusst wie: SAP Fiori zum Fliegen bringen

Eine Lessons learned, die Ulf Meinen und seine Projektkollegen mitnehmen, ist aber nicht nur die reichlich eingeplante Zeit für Vorbereitung, Planung und Fragen, sondern auch ein großzügig ausgelegtes Berechtigungskonzept. „In der Vergangenheit hatten wir das Thema Berechtigungen strenger auslegt und durften in Folge fast zwei Jahre lang nachbessern. Nun sind wir damit großzügiger umgegangen und die Anwender haben von uns bekommen, was sie nachgefragt haben – und das hat sich gelohnt, denn seit dem Go-live gab es dahingehend keine Beschwerden“, sagt der IT-Experte.

Fiori hat noch Luft nach oben für Netzbetreiber

So gut die Anwenderakzeptanz ist, so sehr vermisst EWE NETZ aktuell noch einige Transaktionskacheln für Netzbetreiber. „Angesichts der rasanten Weiterentwicklung bei der Nutzung Erneuerbarer Energien vermissen wir Stand heute noch einige Fiori-Apps in unserer täglichen Arbeit“, bedauert Ulf Meinen. Aber trotz dieser eher kleinen Mankos freuen sich der IT-Experte und seine Kolleg:innen über die neue Benutzeroberfläche mit den individualisierbaren Kacheln. „Unser altes System war quasi der Maßanzug, und über zwei Jahrzehnte lang ein bekannter Kollege für die Mitarbeitenden. Heute arbeiten wir mit einer Lösung von der Stange, deren Standard für unsere Branche aber gut passt und die auch ein wichtiger Teilschritt auf dem Weg in die Cloud- und KI-Zukunft ist.“ Ein weiterer Vorteil: Während EWE NETZ bereits auf SAP S/4HANA Utilities migriert ist, läuft der Rest des Unternehmens parallel noch auf SAP ERP ECC 6.0. Auch hier ist geplant, im nächsten Schritt nach SAP S/4HANA und danach in die Cloud zu migrieren, „und dafür haben wir mit dem SAP-Fiori-first-Ansatz und Go-live bereits einen sehr wichtigen Teilschritt erfolgreich hinter uns gebracht und die Weichen für die Cloud-Zukunft gestellt.