SAP integriert SmartRecruiters: Ersatz für SuccessFactors Recruiting?

Was DSAG-Mitglieder jetzt wissen müssen

SAP hat eine strategische Integration von SmartRecruiters in das SAP SuccessFactors-Portfolio angekündigt und plant, SmartRecruiters AI-Fähigkeiten auch SuccessFactors-Recruiting-Kunden zur Verfügung zu stellen. Perspektivisch wird SmartRecruiters SuccessFactors Recruiting ablösen. Hier will SAP den Kunden jedoch Migrationspfade aufweisen. Für DSAG-Mitglieder gilt es bereits jetzt, sich mit dieser strategischen SAP-Entscheidung auseinanderzusetzen und sich einen Überblick über mögliche Chancen und Risiken auf ihre Unternehmensstrategie zu verschaffen.

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SAP hat im August 2025 die Integration von SmartRecruiters verkündet. Das Ziel: SmartRecruiters soll als End-to-End-Recruiting-Suite das bisherige SuccessFactors Recruiting perspektivisch ergänzen und langfristig ersetzen. SAP sieht in SmartRecruiters eine Plattform mit modernen Künstliche-Intelligenz (KI)-Funktionen, intuitiver Bedienung und leistungsfähigen Automatisierungsoptionen. Konkret nennt SAP folgende Eckpunkte:

• Keine sofortige Abschaltung von SuccessFactors Recruiting; bestehende Kunden müssen nicht wechseln. Sie sollen die Möglichkeit bekommen, SAP SuccessFactors Recruiting mit ausgewählten SmartRecruiter-Fähigkeiten zu erweitern.
• Der Übergang von SAP SuccessFactors Recruiting zu SmartRecruiters soll vom Kunden bestimmt und aktiv mitgestaltet werden. Der Zeitraum hierfür soll auf jeden Fall deutlich länger sein als die im CIO-Magazin erwähnten drei bis fünf Jahre.
• SAP arbeitet an Migrations- und Integrationstools (Ziel: Q1/2026), um Daten, Konfigurationen und Customizing zu übertragen.
• Ein neues Lizenzmodell soll ab Q1/2026 vorgestellt werden.
• SmartRecruiters bleibt als eigenständige Plattform bestehen, wird aber vollständig in SAP – insbesondere in Onboarding 2.0, Employee Central und dem Talent Intelligence Hub – integriert.
• Das Onboarding von neuen Mitarbeitenden erfolgt weiterhin in SAP SuccessFactors Onboarding 2.0.
• Die KI-Integration „Winston + Joule“ (Agent-to-Agent) ist für 2026 geplant.

Was heißt das für DSAG-Mitglieder, Bestands- und Neukunden?

Die Integration von SmartRecruiters markiert für viele Unternehmen einen Wendepunkt im Personalmanagement. Aufgrund des höheren Funktionsumfang von SmartRecruiters soll dies laut SAP für viele eine Chance darstellen. Während SAP vor allem diese Fortschritte in Bezug auf moderne KI-Unterstützung und vereinfachte Prozesse positioniert, sieht die DSAG nach wie vor Unsicherheiten bei Migrationsdetails, Lizenzfragen und der Integration in bestehende SAP-Landschaften. „Unsere Mitglieder stehen vor einem tiefgreifenden Wandel, der nicht nur eine Software betrifft, sondern zentrale HR-Prozesse, Schnittstellen und Datenstrukturen“, betont Hermann-Josef Haag, DSAG-Fachvorstand Personalwesen & Public Sector, und ergänzt: „SAP muss hier Planungssicherheit schaffen und Transparenz bei Zeitplan, Support und Lizenzierung herstellen. Wir haben erfreulicherweise hier den Eindruck, dass SAP diese Themen ernst nimmt.“

Migration und technische Umsetzung

Die Teams von SAP und SmartRecruiters konnten nach eigenen Angaben aufgrund der rechtlichen Auflagen erst Mitte September mit der Arbeit an der Migration und der technischen Umsetzung beginnen. Die Details zur Migration von SuccessFactors Recruiting zu SmartRecruiters bleiben deshalb weiterhin offen. SAP plant Self-Service-Konfigurationen, Sandbox-Zugriff ab Tag 1 und eine Implementierungsdauer von rund sechs bis zwölf Monaten. Zwei Migrationsoptionen sind vorgesehen:

1. Migration von SuccessFactors Recruiting zu SmartRecruiters (mit Tools zur Datenübernahme).
2. Re-Implementation bei Prozessänderungen.

Migrations-Tools und Integrationslösungen befinden sich noch in Entwicklung (Ziel: Q1/2026). Ein Doppelbetrieb beider Systeme ist während der Übergangsphase wahrscheinlich. DSAG empfiehlt daher, frühzeitig Testsysteme aufzusetzen und Pilotmigrationen zu prüfen („Early-Adopter“-Ansatz).

Funktionale Parität und Prozesssicherheit

SmartRecruiters ist nach Aussagen von SAP eine leistungsfähige Recruiting-Lösung, die schon heute von deutschen Großkunden erfolgreich eingesetzt wird. Trotzdem ist offen, ob SmartRecruiters in allen Punkten den vollen Funktionsumfang des bisherigen Recruiting-Moduls bieten wird – inklusive individueller Erweiterungen, Workflows und Branchenlösungen. Besonders öffentliche Einrichtungen und Großunternehmen mit spezifischen Genehmigungsprozessen haben hier Fragezeichen. Die DSAG fordert daher: SAP muss sicherstellen, dass bestehende Recruiting-Szenarien vollständig abgebildet und produktiv betrieben werden können. Nach aktuellen Informationen deckt SmartRecruiters den gesamten Recruiting-End-to-End-Prozess ab (Job Posting → ATS → Offer → Candidate Onboarding), doch die Integration mit SAP-Talent- und Learning-Modulen sowie dem Talent Intelligence Hub ist noch in Planung.

Kosten- und Lizenzfragen

Eines der größten Fragezeichen betrifft die zukünftige Lizenzierung. Wird die Migration kostenneutral gestaltet oder müssen Bestandskunden neue Lizenzpakete erwerben? Auch mögliche Zusatzkosten für Projekte, Schulungen oder Anpassungen sind derzeit ungeklärt. Kunden, bei denen die Laufzeit bald endet, müssen überlegen, was sie jetzt tun: Umsteigen oder erstmal weiter auf SuccessFactors setzen? Laut SAP bleibt SuccessFactors Recruiting für Bestandskunden nutzbar, neue Lizenzmodelle sollen ab Q1/2026 eingeführt werden. Noch offen sind Details zu AI-Credits, Bundling-Optionen und möglichen Zusatzkosten für Winston-basierte Funktionen. Unternehmen sollten daher prüfen, ob bestehende Verträge verlängert oder auf flexible Laufzeiten angepasst werden können, bis das neue Modell vorliegt.

Zeitplan und Planungssicherheit

SAP lässt die Übergangsfrist noch offen, doch ohne klar definierte Meilensteine und Endtermine bleibt Planungssicherheit eingeschränkt. Unternehmen müssen wissen, wann Support-Ende, Migrationsfenster und Go-live-Pflichten greifen, um Personal- und IT-Ressourcen sinnvoll einzuteilen.

Integration mit anderen Systemen

Viele Organisationen haben ihr Recruiting eng mit weiteren HR- und Talent-Systemen, Bewerberportalen oder externen Plattformen verknüpft. Unklar ist, wie offen und stabil SmartRecruiters in bestehende SAP- und Nicht-SAP-Landschaften integriert werden kann. Hier fordert die DSAG klare technische Dokumentationen und langfristige Schnittstellenzusagen, damit Kunden keine unerwarteten Abhängigkeiten eingehen. Zudem muss die Integration zu SAP-Lösungen verfügbar sein, wenn der Wechsel ansteht. Zum jetzigen Zeitpunkt heißt es seitens SAP: SmartRecruiters bietet Public APIs und Standard-Integrationen (u. a. Outlook, LinkedIn, DocuSign). Ein 1:1-Job-zu-Positions-Abgleich ist möglich, und die Integration mit SAP SuccessFactors wird kontinuierlich vom Hersteller vorangetrieben. Erste Schritte auf der Reise sollen bereits in Q1/2026 verfügbar sein. Die Integration zu SAP Talent & Learning sowie zu externen HR-Systemen ist angekündigt, konkrete Zeitpläne fehlen jedoch.

Künstliche Intelligenz und Governance

Mit der Integration des SmartRecruiters-KI-Agents „Winston“ entsteht eine neue Dimension: Wie transparent und nachvollziehbar sind KI-gestützte Auswahlentscheidungen künftig? „Künstliche Intelligenz darf nicht zur Blackbox werden, gerade im Recruiting, wo Fairness und Nachvollziehbarkeit essenziell sind. Es braucht Governance-Modelle, die Kunden Kontrolle und Vertrauen geben“, so Haag. Die Frage der rechtssicheren Nutzung der KI stellt sich in diesem Produkt genauso wie bei den bisherigen Angeboten von SAP inkl. möglicher souveräner Szenarien. Die geplante Verzahnung von Winston mit SAP Joule (2026) soll hier zusätzliche Intelligenz- und Automatisierungspotenziale eröffnen. Laut SAP wird in diesem Zusammenhang auch weiterhin auf wichtige Grundlagen für ethische Nutzung von KI geachtet werden, wie z.B. die Beachtung des „Human in the Loop“-Prinzips.

Kommunikation, Support und Schulung

SAP setzt langfristig auf SmartRecruiters als neues Recruiting-System. Bestandskunden sind nicht verpflichtet, kurzfristig zu wechseln, sollten aber die Migration frühzeitig planen und Pilotprojekte prüfen. Der Early-Adopter-Ansatz kann helfen, Migrationsaufwand, Integrationsrisiken und Lizenzfragen frühzeitig zu klären. Aus SAP-Sicht ist es daher wünschenswert, dass viele DSAG-Mitgliedsorganisationen die Chancen des Early-Adopter-Programms ergreifen, um die Entwicklung der Lösung im gemeinsamen Interesse zu gestalten.

Mit ihrem Event am 28. Oktober 2025 in München hat die SAP begonnen, Einblicke zu geben. Dies gilt es fortzusetzen, damit die DSAG-Mitglieder den Wechsel planvoll gestalten können. Dazu gehören verbindliche Roadmaps, Schulungsangebote und Unterstützung bei Change-Management-Prozessen. Zudem bleibt offen, wie lange SAP das bestehende Recruiting-Modul parallel betreiben und supporten wird. Ohne klare Zusagen droht Unternehmen, dass der Investitionsschutz nicht gesichert ist. Und offen ist auch die Frage, welche Optionen Kunden haben, falls sich die Migration verzögert. SAP sollte alternative Szenarien und technische Rückfalloptionen aufzeigen, um Investitionssicherheit zu gewährleisten.

DSAG-Personaltage 2026

Das Thema wird auch bei den DSAG-Personaltagen 2026 vom 17. bis 18. Juni in Heidelberg eine Rolle spielen.