Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz jetzt auf H4S4 

Herausforderungen und Meilensteine beim H4S4-Umstieg 

Wie gelingt der erfolgreiche Umstieg auf SAP HCM for SAP S/4HANA On-Premises Edition (H4S4)? Das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz zeigt, wie gute Planung, frühzeitige Einbindung von Fachbereichen und ein Big-Bang-Szenario den Weg ebneten. Dabei stand der Nutzen moderner und wartungssicherer Systeme im Fokus. 

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Das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz (LfF) steht wie viele Behörden vor großen Herausforderungen. Mit über 190.000 Zahlungsempfänger:innen, 100.000 Portal-User:innen und rund 1.500 Personalsachbearbeiter:innen sowie 280 Bezügebearbeiter:innen ist Effizienz der Schlüssel, um die durch den demografischen Wandel steigende Arbeitsbelastung zu bewältigen. Volker Heucher, Referatsleiter im Landesamt, bringt es auf den Punkt: „Wir müssen mit der technischen Entwicklung Schritt halten, um unsere internen Abläufe modernisieren zu können und damit Chancen für die Entlastung unserer Mitarbeitenden zu nutzen. Gleichzeitig wollen wir so die Servicequalität weiter steigern.“

Die IT spielt dabei eine zentrale Rolle. Der Weg führte über die Ablösung der bestehenden SAP ERP ECC 6.0-Landschaft hin zu SAP HCM for SAP S/4HANA On-Premises Edition (H4S4). Mit einem klaren Ziel vor Augen – Wartungssicherheit bis 2040 und die Möglichkeit, neue Funktionen bereitzustellen – begann die umfassende Transformation.

Die Entscheidung für H4S4 und den Big-Bang-Ansatz 

Zu Beginn des Projekts standen mehrere Alternativen zur Diskussion, darunter die Nutzung des Compatibility Packs für SAP HCM. Doch diese Option hätte nur bis 2025 Sicherheit geboten. „Wir wollten Doppelbelastungen vermeiden und nicht zwei Großprojekte kurz hintereinander umsetzen. Deshalb fiel die Entscheidung frühzeitig auf H4S4“, erklärt Heucher.

Auch beim Einführungsansatz gab es Überlegungen. Die Entscheidung für ein Big-Bang-Szenario fiel bewusst, wie Katrin Baltes, Software-Entwicklerin SAP, erläutert: „Ein gestaffelter Ansatz hätte zu Aufwänden und zusätzlichen Testphasen geführt. Mit dem Big-Bang konnten wir eine effiziente Umstellung gewährleisten und die Ressourcen optimal nutzen.“ Die technische Ausgangslage war dabei alles andere als trivial: Eine mehrstufige Systemlandschaft, bestehend aus Entwicklung (E), Qualitätssicherung (Q), Referenz/Testsystem (R) und Produktivsystem (P), wurde u. a. ergänzt durch Systeme für SAP Fiori und den SAP Solution Manager (SolMan).

H4S4-Umstieg: Gut geplant ist halb gewonnen 

Das Projekt begann mit einer Voruntersuchung im Sommer 2022, bei der technische und organisatorische Grundlagen erarbeitet wurden. Erste Testkonvertierungen zeigten, dass die Systeme bereit für die Umstellung auf S/4HANA waren. Im nächsten Schritt wurden die Systemlandschaft umfassend geprüft, Eigenentwicklungen analysiert und ein Readiness-Check durchgeführt. Baltes sagt: „Gerade in der Vorbereitungsphase ist es wichtig, sich ausreichend Zeit zu nehmen. Readiness-Checks und eine gründliche Quellcodebereinigung sorgen für einen reibungslosen Übergang.“

Das eigentliche Projekt startete im Oktober 2023 und führte in mehreren Meilensteinen zur Produktivsetzung im Juli 2024. Neben der technischen Konvertierung auf H4S4 wurden auch die notwendige Integration von Geschäftspartnern, die Aktivierung der Buchungskreisverprobung und die Umstellung der Abrechnung auf ein neues Abrechnungsmodell umgesetzt. „Besonders wichtig war die frühe Einbindung unserer Fachbereiche“, betont Heucher. „Das hat nicht nur die Akzeptanz erhöht, sondern auch dafür gesorgt, dass wir ausreichend Testkapazitäten hatten.“

Meilensteine des Projekts „SAP HCM for SAP S/4HANA On-Premises Edition“

Wie bei jedem Transformationsprojekt gab es natürlich auch bei diesem Projekt Herausforderungen zu meistern. So fielen z. B. Funktionen wiePA48 oder die Personalbeschaffung (PB) weg. PA48 wird verwendet, um z. B. Daten von Bewerber:innen oder neuen Mitarbeitenden aus externen Systemen in das SAP-HCM-System zu übernehmen. Die Funktion ermöglicht die Überleitung von Bewerber:innen-Daten in die Personalstammdaten, nachdem ein:e Kandidat:in ein Stellenangebot angenommen hat.

Der Wegfall dieser Funktionen im Rahmen eines Transformationsprojekts kann erhebliche Auswirkungen auf etablierte HR-Prozesse haben, insbesondere bei der Einstellung von neuen Mitarbeitenden und der Budgetplanung im Personalbereich. Dies erfordert oft die Entwicklung neuer Workflows und die Anpassung bestehender Prozesse, um die Funktionalität in der neuen Systemumgebung zu ersetzen.

Zu den wichtigsten Etappen zählten: 

• Erste Testkonvertierungen: Bereits auf Basis von S/4HANA wurden 2022 Eigenentwicklungen geprüft. 
• Sandbox-Tests: Umfassende technische und fachliche Prüfungen mit realistischen Szenarien. 
• Finale Produktivsetzung: Nach einer intensiven Testphase erfolgte der Go-live im Juli 2024. 

Neues Prozessmodell für die Abrechnung 

Eine weitere Hürde galt es dahingehend zu nehmen, dass ein neues Modell für die Abrechnung (PUST/PEST) eingeführt werden musste und es zu unerwarteten Abweichungen bei Tabellenabgleichen kam. „Die für uns wichtigste Erkenntnis ist, dass eine gründliche Vorbereitung unerlässlich ist“, sagt Baltes und ergänzt: „Sandbox-Systeme und eine klare Projektplanung helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.“ 

Die H4S4-Transformation und ihre Folgen 

Die Transformation hatte weitreichende Auswirkungen, sowohl auf die IT-Organisation als auch auf den operativen Betrieb. Umfassende Tests und neue Vorgehensweisen unter S/4HANA stellten die Teams vor neue Herausforderungen. Heucher resümiert: „Trotz einiger Mehraufwände während des Projekts konnten wir unsere Ziele erreichen und sind jetzt für die Zukunft bestens gerüstet.“ Und diese Zukunft hält für das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz auch noch weitere Projekte bereit. So sind die nächsten Schritte bereits geplant mit der Einführung von Cloud-ALM und der Ablösung des Solution Managers, der Migration der Integrationsplattform auf die SAP Business Technology Platform (SAP BTP) sowie der Erweiterung der Self-Services im IPEMA®-Portal.