Uniklinikum Tübingen wählt S4.health als SAP-IS-H-Nachfolger

Warum sich S.4health für eine zukunftssichere Abrechnung im Krankenhaus eignet

Das Schreckgespenst End of Support (EoS) trifft auch kritische Infrastrukturen: Seit der Ankündigung SAPs im Jahr 2022, die Industry Solution Healthcare (IS-H) 2030 aus der Wartung zu nehmen, rauchen bundesweit die Köpfe in Kliniken und Krankenhäusern. Denn die Suche nach Ersatz für Patientenadministration und -abrechnung gestaltet sich komplex und ist aufwändig – wobei sich der Anbietermarkt mittlerweile etwas lichtet. Lösungen wie S4.health können ein Weg aus der Misere sein: Jedenfalls für das Universitätsklinikum Tübingen (UKT), das als erstes Klinikum Deutschlands damit begonnen hat, die neue Lösung für die Patientenabrechnung einzuführen.

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Die Entscheidung ist gefallen, das Projekt in Form einer Entwicklungskooperation gestartet: Dabei hat sich das Universitätsklinikum Tübingen (UKT) zum Ziel gesetzt, das auslaufende SAP IS-H durch das neue, SAP-S/4HANA-basierte Abrechnungssystem S4.health des IT-Dienstleisters ATSP und des IT-Spezialisten RZV zu ersetzen. Nachdem das Klinikum sein altes Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System 2024 bereits erfolgreich von SAP R/3 auf SAP S/4HANA umgestellt hat, erfolgt damit nun der nächste technologische Schritt in Richtung moderner, zukunftsfähiger Krankenhaus-IT.

Schritt eins sieht in Tübingen vor, bestehende Abrechnungsprozesse, die vielen Eigenentwicklungen als auch die Benutzeroberflächen nahezu unverändert in SAP S/4HANA On-Premises weiterzuführen. „Das ist ein wichtiger Vorteil für Schulungsaufwand, Akzeptanz und Projektrisiken“, sagt Jochen Nething, Teamleiter Klinisches Arbeitsplatzsystem i.s.h.med und Leiter des Projekts ‚IS-H-Nachfolger‘: „Was ebenfalls für S4.health und dessen Side-by-Side-Ansatz spricht: Häuser, die bisher i.s.h.med als klinisches Arbeitsplatzsystem eingesetzt haben, können dieses in der S/4HANA-Welt nun übergangsweise ebenfalls weiter nutzen. Und dies ist ein großer Pluspunkt hinsichtlich Zeit und Aufwand bei der unumgänglichen Transformation des Krankenhausinformationssystems (KIS).“

Die Herausforderung: UKT braucht Abrechnungssystem als separates Modul

Im Krankenhaus-IT-Ökosystem verschafft das den Verantwortlichen eine kleine Verschnaufpause. Denn zusätzlich zu der Herausforderung, dass die meisten Nachfolgelösungen für die Patientenabrechnung in der Regel nur zusammen mit einem KIS erhältlich sind, müssen viele weitere Projekte aktuell parallel und mit engen Timelines abgearbeitet werden: „Hier haben wir auch gar keine andere Wahl, denn die Vorgaben und Regularien bspw. des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das des  Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) und jetzt des Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetzes Krankenhaus (KHVVG) müssen allesamt rechtzeitig abgearbeitet und erfüllt werden“, erklärt Niels Rump, Abteilungsleiter für administrative und klinische Anwendungen im UKT, die angespannte Lage.

Parallel arbeiten: Bestand migrieren, neue Vorgaben umsetzen

Nach der Abkündigung von IS-H haben die Verantwortlichen im UKT schnell gehandelt, um die verbliebene Zeit optimal zu nutzen: „Bereits 2023 haben wir auf DSAG-Veranstaltungen mit potenziellen Herstellern gesprochen, alleine die schiere Masse an Häusern in Deutschland, die umstellen müssen, hat uns dazu bewogen frühzeitig zu handeln“, sagt Jochen Nething. „Glücklicherweise waren wir Mitte 2024 bereits final auf SAP S/4HANA umgestiegen, so dass wir uns voll und ganz dem Abrechnungsproblem widmen konnten – und hier hatten wir seitens der Fachbereiche und der Geschäftsführung von Anfang an maximale Unterstützung. Und da wir die Ersten sind, die S4.health einführen, profitieren wir nun auch von der guten Unterstützung seitens SAP und ATSP sowie deren großer Aufmerksamkeit für unser Projekt!“

15-köpfiges Team arbeitet im Projekt SAP-IS-H-Nachfolge

Der Projektstart erfolgte mit einem Readiness Check im Jahr 2024, Anfang 2025 begannen die ersten Workshops. „Für uns war und ist es essenziell, die Migration mit dem geringmöglichsten Aufwand durchzuführen und Optimierungen im Nachgang umzusetzen“, erklärt Niels Rump, „schließlich muss nicht nur die Abrechnung mit unseren vielen Spezialabrechnungsarten reibungslos funktionieren, sondern auch unsere klinischen Prozesse. Im September haben wir die IT-Systeme und die Sandboxes für die Testsysteme vorbereitet, wobei das Test-Management eine große Herausforderung im Gesamtprojekt war und ist. Auf der einen Seite müssen wir den Status quo, die korrekte Verarbeitung und den korrekten Betrieb testen, auf der anderen Seite parallel Änderungen in Betrieb nehmen. Und da weiß man beim Testen dann manchmal nicht, ob man es mit einem Bug oder Feature zu tun hat.“

Straffe Timeline bis S4.health-Go-live: 12 bis maximal 16 Monate

Bereits Ende 2025 war die erste Grundversion installiert und auch die Schnittstellenkonzeption abgeschlossen . 2026 soll dann direkt mit dem Testen der Abrechnungslösung gestartet werden. Bis Ende März 2026 soll die fertige Produktversion S4.health eingespielt und bis Ende Juni alle Tests inkl. Nacharbeiten erfolgreich abgeschlossen sein, um im Anschluss mit der Umstellung der Produktivschiene (Entwicklung-, Test- und Prod. System) zu starten. Der Go-live von S4.health ist in Abstimmung mit den Fachbereichen für Anfang 2027 geplant.

Auf der Agenda stehen dafür mehrere Migrationsdurchläufe, denn die Konvertierung der Daten, Tabellen und natürlich auch der Eigenentwicklungen muss sorgfältig geplant und umgesetzt werden. Ein weiteres Highlight: Als erster Implementierungspartner für S4.health hat das UKT nun die Möglichkeit als Entwicklungspartner Einfluss auf das Produkt nehmen zu können. „Das fordert uns, schließlich ist hier unser Input gefragt. Zudem ermöglicht uns diese direkte Zusammenarbeit mit den Entwicklerinnen und Entwicklern aber auch einen Feinschliff in unserem Sinne und sicher auch in dem vieler anderer Unikliniken und Krankenhäuser“, freut sich Jochen Nething.

Lessons learned: SAP-IS-H-Ablösung ist ein zweites kleines SAP-S/4HANA-Projekt

Unterschätzen sollte man das Gesamtprojekt aber nicht, sagt Jochen Nething: „Das ist kein einfacher Plattformwechsel. Es ist ein komplexes Migrationsprojekt mit einem enormen Ressourcenbedarf – im Prinzip ein zweites, kleines S/4HANA-Projekt. Code muss angesehen und geprüft, Abläufe mehrfach durchgespielt, Geschäftspartner migriert (Anlage erfolgt automatisiert)“ werden. Die Datenbank zwischen IS-H und i.s.h.med muss geteilt werden, auch wenn die Datenbankstruktur erhalten bleibt. Einfach installieren und loslegen funktioniert definitiv nicht.“ Und während die Patientenabrechnung somit bereits 2026 auf neuen Füßen stehen wird, verbleibt die Patientenadministration erst einmal im i.s.h.med im klinischen Teil. „Im zweiten Schritt werden die Patientenaufnahme und -verwaltung in S4.health migriert werden, denn auch dafür gibt es ein Modul, das wir bis 2030 nutzen werden“, fasst Niels Rump abschließend zusammen.