Hungrig auf Innovationen
Digitale Transformation bei FRoSTA
Moderne SAP-Lösungen zur Unterstützung einer verbraucher- und umweltfreundlichen Lebensmittelproduktion? Darauf setzt die FRoSTA AG. Die Basis für Innovationen bildet die SAP Business Technology Platform (BTP).
Sie dient auch als Grundlage für die SAP Mobile Start App. Diese hat der Tiefkühlspezialist weltweit als erstes Unternehmen als zentralen Einstiegspunkt für jeden Bedarf eingeführt – und damit gleichzeitig die noch fehlende Zutat für seine umfassende mobile Strategie hinzugefügt.
FRoSTA AG
Fast 1.800 Mitarbeitende sind für die FRoSTA AG in sechs Ländern im Einsatz. Produziert wird in drei Werken in Deutschland und einem in Polen. Die Marke FRoSTA ist mit Tiefkühlfisch, -gemüse sowie -gerichten in Deutschland, Polen, Österreich, Italien und Osteuropa erfolgreich. Der Konzernumsatz betrug 2022 rund 579 Mio. Euro.
Nicht nur in Sachen Nachhaltigkeit will FRoSTA Pionierarbeit leisten. Auch technologisch hat das Unternehmen in den vergangenen Jahren die eigene Rezeptur angepasst, um sich modern und wettbewerbsfähig aufzustellen. Es wurden neue Technologien eingeführt und viele Prozesse wie Demand-to-Delivery und Recruit-to-grow optimiert. Dabei galt es, den Blick in Richtung Kunden, Lieferanten und Partner nicht zu verlieren. Ein wesentliches Stichwort ist für Ben Windhorst, Chief Information Officer (CIO) FRoSTA AG, in diesem Zusammenhang Integration. Die neuen Prozesse und Systeme müssen nicht nur im Unternehmen eingebettet und verankert werden, sondern auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Doch das ist gar nicht so einfach, denn die Themen Sicherheit, Verantwortlichkeit und die Frage nach dem Business-Case für Lieferanten und Kunden spielen eine entscheidende Rolle. „Über allem stehen Fragen wie: Welche Daten will man austauschen oder welche Kosten fallen an“, nennt der IT-Experte zwei Beispiele.
BTP als Dreh- und Angelpunkt
Das Mittel der Wahl, um diese Integrationsthematik und zahlreiche Eigenentwicklungen unter einen Hut zu bringen, ist für FRoSTA die BTP. „Wir haben uns sehr früh mit Cloud-Plattformen auseinandergesetzt und mit SAP viel ausprobiert“, erinnert sich Ben Windhorst und ergänzt: „Es gibt Bereiche, in denen wir stark individualisierte Software für spezifische Prozesse benötigen. Hier brauchten wir eine Plattform, die sich ausbauen lässt.“ Inzwischen ist die BTP genau das, und viele Integrationsszenarien lassen sich mit ihr einfach umsetzen.
Zudem passt FRoSTA inzwischen in Eigenregie mit Partnern Prozesse auf der BTP an, statt mit SAP in die Umsetzung zu gehen. „Im Logistikumfeld ist es z. B. so, dass kleinere Anbieter ganz andere Dinge abbilden müssen als große, und in der Vergangenheit konnte das dann kompliziert werden“, erläutert Ben Windhorst. Ein weiteres Beispiel ist das Thema E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung: Statt verschiedener Tools nutzt der deutsche Marktführer für tiefgekühlte Fertiggerichte hierfür nun die SAP Integration Suite und SAP API Management der BTP.
Doch damit nicht genug: Auch die Integration der SAP-internen Lösungen läuft über die BTP. „Die Verbindung von Cloud zu Cloud oder das Reporting hat die BTP vereinfacht“, ist der IT-Experte begeistert. Dennoch lässt sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis nur schwer fassen und der konkrete Business-Case kaum rechnen. Ein Grund dafür ist, dass FRoSTA mit der BTP gewachsen ist und sich hier vieles noch entwickelt. Ein weiterer liegt in den intransparenten Preisstrukturen. Nutzer:innen müssten hier von Anfang an viel klarer sagen können, was sie einsetzen und wofür sie es einsetzen. Langfristig wäre aus Sicht des IT-Experten daher ein Pay-per-Use-Modell sinnvoll.
Single-Point-of-Access geschaffen
Ein weiteres Highlight auf der BTP ist eine Lösung, die einen zentralen Einstiegspunkt zu sämtlichen FRoSTA-Diensten bietet und sich individuell an unterschiedliche Rollen anpassen lässt. Über sie erhält jede:r Mitarbeitende genau die Geschäftsinformationen und Apps, die für sie oder ihn relevant sind – und zwar unabhängig davon, ob diese mit SAP-Systemen oder Apps von Drittanbietern verknüpft sind. Insbesondere für das Management ein Muss, da das Unternehmen viele SAP-Lösungen einsetzt und entsprechend zahlreiche Workflow-Prozesse zur Freigabe existieren, wie z. B. die Urlaubs- oder Remote-Tag-Anträge in SAP SuccessFactors oder die Reisekostenabrechnung in SAP Concur. „Insgesamt war unser Management in acht Apps unterwegs und musste sich für jede separat anmelden, auch aus Security-Sicht sehr aufwendig. Dementsprechend wollten wir einen zentralen Single-Point-of-Access, der auch mobil funktioniert“, erläutert der IT-Experte. Letztendlich nahm FRoSTA am SAP Early Adopter Care Program (EAC) teil, um als erstes Unternehmen weltweit die SAP Mobile Start App einzuführen – und damit den gewünschten zentralen Einstiegspunkt zu schaffen.
Notification-Service überzeugt
Das Mobile-App-Projekt nahm nur wenige Monate in Anspruch. Doch der Nutzen für das Management kann sich sehen lassen: Um Themen abzuarbeiten, müssen die Nutzenden nicht mehr zwischen den Systemen hin- und herspringen. Die Reisekostenabrechnung und auch die Freigabe von Investitionsbudget für die Beschaffung von Materialien für die Produktion kann über die App abgewickelt werden. Gleichermaßen kann sie den Status von Warenbewegungen zeigen.
Überzeugt hat den IT-Experten zudem der Notification-Service. Über ihn zeigt die App direkt, was zu tun ist. Ebenfalls begeistert ist Ben Windhorst von der Möglichkeit, Reportings bzw. KPI direkt zu integrieren. „Man sieht in der Mobile Start App die 56 wichtigsten KPI und weiß, wo man aktiv werden muss. Eine Anmeldung im Business-Warehouse (BW)-System, um Reportings zu starten, ist nicht nötig. Ich erhalte einfach viel schneller einen aktuellen Status“, so Ben Windhorst. Auf diese Weise lasse sich gut Geschwindigkeit aufbauen. Auch für die Mitarbeitenden ist die App hilfreich. Sie kommt vor allem jenen zugute, die keine „nativen IT-Expert:innen“ sind. „Wir sind ein produzierendes Unternehmen, und unsere Mitarbeitenden wollen einfach nur ihren Service konsumieren. Sie wollen einen Zugangspunkt, alle für sie relevanten Themen sehen und sich nicht erst in fünf separaten Systemen anmelden müssen“, fasst Ben Windhorst zusammen.
Der Expertentipp
- Identifizieren Sie vorab einen konkreten Business-Case. Sie müssen sich bewusst machen, dass Sie bei der BTP und bei der SAP Mobile Start App in neue Technologien investieren. Mit diesen können Sie zwar einen schnellen Benefit realisieren, aber vor der Einführung sollten Sie sich auch im Klaren darüber sein, welche Konnektoren Sie benötigen, um Ihre Systeme anzubinden.
- Bilden Sie frühzeitig Kolleg:innen aus, die die Technologie hinter der BTP verstehen und auf Augenhöhe mit SAP oder Partnern arbeiten können. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf externe Partner.
App noch in der Entwicklung
Doch die von SAP bereitgestellte Dokumentation forderte FRoSTA – denn schließlich war sie für einen Start auf der grünen Wiese und nicht für die Einführung in eine gewachsene Systemlandschaft gedacht. Hier galt es, direkt mit SAP nachzuarbeiten, sodass die Lösung einerseits für das Unternehmen selbst, aber eben auch für die breite Masse einfach zu integrieren und zu konfigurieren ist. Im Fall des erfolgreichen Tiefkühlprodukteherstellers bedeutete das ganz konkret, verschiedene Systeme miteinander zu integrieren und letztendlich den Datenfluss in die Mobile Start App zu gewährleisten.
Ein erstes Fazit seit der Einführung hat der IT-Experte bereits: „Die Integration muss noch ausgebaut werden. Wenn man nicht auf der grünen Wiese startet, ist es durchaus herausfordernd, die aufgesetzten Systeme zu integrieren.“ Man müsse dabei aber auch im Hinterkopf haben: Es handelt sich um eine App, die noch entwickelt wird. „Da sind noch nicht alle unsere eingesetzten SAP-Systeme abgebildet, und es ist noch nicht alles so, wie wir es uns als Unternehmen wünschen würden. Die Integration von Cloud-Lösungen ist z. B. noch nicht komplett möglich.“ Zudem sei die langfristige Idee seitens SAP hinter der Mobile Start App aus Sicht des IT-Experten noch nicht eindeutig. Hier fehlten noch Informationen, wie SAP plant, die neue Lösung auch in die Arbeitsplatzwelt zu überführen – z. B. ob es eine Integration von SAP Graphical User Interface (GUI) und SAP Launchpad Service geben wird.
Dennoch möchte das Unternehmen weder die BTP noch die Mobile Start App künftig missen. Denn: Sie passt sehr gut in die umfassende mobile Strategie bei FRoSTA – und diese ist wiederum nur ein Zeichen dafür, dass das Unternehmen seinen Hunger nach Innovationen noch längst nicht gestillt hat. So soll die BTP z. B. die Tür für Künstliche Intelligenz (KI) öffnen. Die Ankündigung zu Joule hat Ben Windhorst dementsprechend mit großem Interesse gelesen. „Wir haben mit der BTP die Voraussetzung geschaffen, um die neuen KI-Lösungen einsetzen zu können. Interessant ist jetzt die Frage, ob sich der Business-Case dazu rechnet.“
Bildnachweis: FRoSTA AG + Shutterstock + Anna Polywka
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