Moderne Rechnungsbearbeitung mit SAP

Ob als Papier, per E-Mail als PDF oder künftig als E-Rechnung im XML-Format: Für die Verarbeitung von Rechnungen in SAP bietet der Markt bereits Lösungen. Dabei ist allerdings zu beachten: Sie müssen auch mit SAP S/4HANA und seinen unterschiedlichen Ausprägungen laufen.

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xSuite Group ist spezialisiert auf die automatisierte Eingangs-rechnungsverarbeitung in SAP und bietet zeitgemäße Lösungen für E-Invoicing und Beschaffungsprozesse. Die Lösung zur Rechnungsverarbeitung nimmt eingehende Rechnungen (inkl. solcher im XML-Format) entgegen, liest ihre Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder in SAP. Sie unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate sowie die Einbindung von E-Rechnungsportalen und Netzwerken (z.B. Peppol).

Mit KI lässt sich die Automatisierung außerdem steigern, u.a. durch selbstlernende Datenextraktion, automatische Kontierungsvorschläge oder Vorschlagsfunktionen für die Bearbeiterfindung.

Transparenz und Liquidität

Die Vorteile automatisierter Rechnungsverarbeitung liegen auf der Hand. Durch Reduzierung manueller Tätigkeiten erhöht sich die Bearbeitungsgeschwindigkeit, eine höhere Transparenz über den aktuellen Stand der Rechnungsbearbeitung und Fälligkeiten lässt die Steuerung von Zahlungen zu und ermöglicht damit ein optimales Cash-Management. Konkrete Aussagen zur Liquidität des Unternehmens und vereinfachte Monats- und Jahresabschlüsse sind das Ergebnis.

Alle S/4HANA-Betriebsmodelle im Blick

Auf SAP-Anwenderunternehmen wartet mit dem anstehenden Wechsel auf S/4HANA eine Herausforderung. Mit der neuen Produktgeneration treibt SAP die Entwicklung strategisch in Richtung Public Cloud. Für Unternehmen, die diesbezüglich noch zögern, gibt es Private Cloud- und (im Übergang) noch lokal installierte Varianten.

Wird eine Software für die Rechnungsbearbeitung ausgewählt, sollte sie unbedingt lauffähig für alle S/4HANA-Betriebsmodelle sein sowie im besten Fall auch auf der SAP Business Technology Plattform (BTP) bereitgestellt werden. Die Rechnungslösung von xSuite läuft bereits darauf, ebenso wie ein Lieferantenportal, das eine zentrale Plattform darstellt, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente austauschen können.

Durchgängige P2P-Prozesse

Hierbei werden Einkaufs- und Rechnungsprozesse verknüpft (Procure-to-Pay). Sie lassen sich gut über cloud-basierte Portale abbilden, denn nicht nur bei der Rechnungs-verarbeitung, sondern gerade  bei den vorgelagerten Einkaufsprozessen bieten sich weitere Möglichkeiten, den Automatisierungsgrad noch zu fördern. Der Einkauf kann somit schneller und flexibler reagieren.

Dunkelverbuchung als Ziel

Von einer digitalen, prozessoptimierten Beschaffung profitiert die kreditorische Buchhaltung, denn eine Rechnung mit zugrundeliegender Bestellung lässt sich schneller und einfacher verarbeiten. Sobald im Zuge der Bedarfserfassung alle notwendigen Freigaben erteilt wurden und es keine Abweichung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung gibt, erfolgt eine 100-prozentig automatisierte Verarbeitung bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (Dunkelbuchungen). Abgleichmechanismen sichern den Prozess vor Fehlern und Betrugsversuchen.

Fazit

Durchgängige Prozesslösungen – standardisiert und technologisch up-to-date, mit Blick auf effiziente Arbeitsabläufe – tragen nachhaltig zum Geschäftserfolg eines Unternehmens bei. Auf Anwendungen für SAP bezogen heißt das: Lösungen sollten sich für jedes S/4HANA-Betriebsmodell eignen – dann kann die SAP-Welt von morgen auch kommen.

Kontakt

Mehrnaz Lotfali-Shirazi
Product Manager
xSuite Group GmbH
Tel. 04102 88380
info@xsuite.com