Überraschend anders

Processes and Forms bei BGHM

Arbeits- und Wegeunfälle, Berufskrankheiten und jobbedingte Gesundheitsgefahren sowie die Heilbehandlung und Rehabilitation von Versicherten: Damit befasst sich die Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM), die gesetzliche Unfall­versicherung für Unternehmen beider Branchen. Damit bei ca. 250 internen Meldungen täglich zu beispielsweise Krankheit, Gleitzeit oder Dienstreise keine Information verloren geht und zudem schnell bearbeitet wird, ist seit 2020 SAP Processes and Forms im Einsatz.

Ein Arbeitsunfall kann zu einer Arbeitsunfähigkeit oder im schlimmsten Fall zum Tod führen. Neben der Prävention von Arbeits- und Wegeunfällen sowie von Berufskrankheiten ist die Rehabilitation eine der Hauptaufgaben der gesetzlichen Unfallversicherung. Für die Branchen der Metall- und Holzbearbeitung und -verarbeitung übernimmt dies die BGHM an neun Standorten in Deutschland.

Behördenübergreifende Zusammenarbeit

Die BGHM ist in Sachen IT-Infrastruktur auf aktuellem Stand, denn mit den SAP-Produkten und -Lösungen, die ständig weiterentwickelt und erweitert werden, ist sie bestens aufgestellt. Derzeit läuft z. B. eine Vorstudie zum HCM-for-S/4HANA-Einsatz (bekannt als H4S4). Auch der Weg in die Cloud ist bereits in der Umsetzung. Die BGHM hat sich dafür im Vorfeld mit anderen Behörden zusammengetan, um die rechtlichen Schritte mit der zuständigen Aufsichtsbehörde abzustimmen.

Auch Wiebke Hungerland befasst sich täglich mit SAP. Sie ist als Abteilungsleiterin in der Hauptabteilung ERP zuständig für die Entwicklung, die Basisadministration und das Projektgeschäft im Bereich SAP, was die unterschiedlichsten Herausforderungen und Aufgaben mit sich bringt. Gutes Personal zu finden ist eine davon: „Fachkräftemangel und demographischer Wandel wirken sich auch auf die BGHM aus. Gleichzeitig erfordert die digitale Transformation der Arbeitswelt aber eine strategische und langfristige Planung auch im Sinne der Personalentwicklung.“

Versicherung ohne Papier

Einen Enabler für zukunftsfähige Prozesse sieht sie v. a. darin, Weichen rechtzeitig zu stellen, etwa indem Prozesse automatisiert und Synergien mit anderen Unfallversicherungsträgern geschaffen werden. „Die BGHM betreibt und entwickelt beispielsweise das SAP-Human-Capital-Management-System (HCM-System) für einen Großteil aller Berufsgenossenschaften in Deutschland“, berichtet Wiebke Hungerland. Und im Vergleich mit vielen anderen Institutionen der öffentlichen Verwaltung ist die BGHM überraschend anders: Seit 2015 gibt es für interne Anträge keine Papierprozesse mehr, dafür stehen den Mitarbeitenden zahlreiche Personal-Services als Employee-Self-Services (ESS) und Manager-Self-Services (MSS) digital zur Verfügung.

Formulare einfach gemacht

Für die vielen Antragsszenarien nutzt die BGHM seit mehr als drei Jahren SAP Processes and Forms. Seit Mitte 2022 sind von 55 Anträgen ca. 33 als SAP-Formular über ESS und MSS verfügbar. „Am meisten genutzt wird die Krank- und Gesundmeldung, bei ca. 3.600 Beschäftigten kommen da einige Meldungen täglich zusammen“, sagt Wiebke Hungerland. Einst über Microsoft InfoPath abgewickelt, werden Formulare mit Personalbezug heute vollständig im HCM abgebildet. „Für die Sachbearbeitung nutzen wir eine eigene Aufgabensteuerung, angelehnt an die Posteingänge und -ausgänge aus der digitalen Personalakte und als Alternative zum IT 19: das sogenannte Task-Management der digitalen Personalakte“, erklärt die IT-Expertin und ergänzt: „Dieses Task-Management wurde von uns ebenfalls in Processes and Forms integriert, sprich: Muss ein Formular z. B. durch einen Personalmitarbeitenden bearbeitet werden, erhält die Person das Formular als Aufgabe in der SAP Graphic User Interface (GUI).“ Mitarbeitende und Führungskräfte sowie eingebundene Gremien wie z. B. der Personalrat bearbeiten Formulare ausschließlich im SAP-Portal.

Bei Einführungen und Weiterentwicklungen gilt: Erst einmal ausprobieren, anpassen kann man auch im Nachhinein. Besonders die Diskussion um Prozesse, die nicht dem SAP-Standard entsprechen, ist in der Praxis oft mühselig. Wir haben das System nur dann angepasst, wenn wir bessere Ideen als SAP hatten, z. B. bei der Integration der Zeitwirtschaft in die Dienstreiseabrechnung.

Wiebke Hungerland

Abteilungsleiterin in der Hauptabteilung ERP, Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM)

Handfeste Vorteile

Viele Eingaben entfallen, da die benötigten Daten bereits vorhanden sind. Das automatisierte Schreiben der angesprochenen Infotypen entlastet u. a. die Personalsachbearbeitung. Und bei der Entwicklung neuer Formulare liegt die eigentliche Herausforderung nur noch darin, den bisherigen Prozess in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich zu optimieren. Zeitaufwand verursachen noch Abstimmungen, welche Genehmigungen erforderlich sind oder um Begrifflichkeiten innerhalb der Formulare festzulegen, z. B. welche hierarchische Ebene einen Antrag auf eine Dauerdienstreisegenehmigung genehmigen darf oder ob ein Label mit „Mitarbeiter/innen“ oder „Mitarbeitende“ bezeichnet werden soll.

Anhand des meistgenutzten Formulars, der Krank- und Gesundmeldung, zeigt sich die Zeitersparnis. Die Krankmeldung wird in der Regel durch das Sekretariat via Anruf angenommen. Das Sekretariat erstellt das SAP-Formular für die Mitarbeitenden, die Führungskraft des oder der erkrankten Mitarbeitenden erhält dann automatisch eine E-Mail mit den Eckdaten zur Kenntnis (Name, krank von … bis …). Das Formular wird an die Sachbearbeitung geschickt. Dort wird der entsprechende Infotyp gepflegt. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wurde das Formular noch um eine Angabe ergänzt: Nämlich, ob die betroffene Person sich bereits in ärztlicher Behandlung befindet oder nicht. Damit weiß die Sachbearbeitung bereits zur Krankmeldung, ob eine eAU zu erwarten ist, und terminiert sich dies entsprechend. Ganz ohne den Menschen geht es aber auch nicht: Es gibt Konstellationen, in denen noch mal genau draufgesehen werden muss. Folgeerkrankungen mit weiteren Entgeltzahlungen sind ein Beispiel dafür.

Automatismen sparen Zeit

„Andere Prozesse haben wir komplett automatisiert, z. B. das Schreiben aller Daten beim Antrag auf eine Höhergruppierung. Dieses Formular ist aktuell das komplexeste und durchläuft bis zu 16 verschiedene Stellen, abhängig z. B. davon, ob eine Schwerbehinderung vorliegt oder um welche Art der Höhergruppierung es sich handelt“, sagt Wiebke Hungerland. Ein weiterer Vorteil: Es ist immer ersichtlich, bei wem sich das Formular aktuell befindet. So kann eine Höhergruppierung innerhalb von zwei Tagen abgeschlossen sein inklusive Infotyp- und Glückwunschschreiben – anstelle von teilweise über sechs Wochen wie zuvor. „Wir übergeben auch Daten zur Dokumentenerstellung an unsere digitale Personalakte aus dem Process-and-Forms-Formular heraus. So müssen Texte nicht kopiert oder doppelt geschrieben werden, was der Sachbearbeitung ebenfalls viel Zeit spart.“

SAP soll klarer kommunizieren

Bei aller Zufriedenheit gibt es aber auch Bedenken: Aufs falsche Pferd zu setzen, ist eine davon, und die teilt Wiebke Hungerland mit vielen anderen Nutzer:innen. „SAP würde uns sehr helfen, wenn die Strategien in einzelnen Entwicklungslinien klarer kommuniziert und auch weiterverfolgt würden. Insbesondere die Diskussion um die Zukunft des HCM hat an vielen Stellen in der Vergangenheit zunächst mehr zur Verunsicherung als zur Klärung beigetragen.“ Mittlerweile ist der Lösungsumfang von HCM for S/4HANA seitens SAP kommuniziert.

Was sie und ihre Kolleg:innen sich außerdem dringend wünschen: eine simplere Lizenzgestaltung. „Ein großes Fragezeichen ist und bleibt der Einsatz von SuccessFactors im Kontext zu SAP HCM for SAP S/4HANA On-Premise.“ Auch Informationen an adäquater Stelle transparent vorzufinden und nicht u. a. in Produktpräsentationen suchen zu müssen, steht auf der Wunschliste. „Es war teils mühsam und zeitaufwendig, tatsächliche Lösungsabdeckungen seitens SAP herauszufinden“, erinnert sich Wiebke Hungerland.

Die DSAG ist für die BGHM aus zwei Gründen wichtig: Als eine Institution der Interessenvertretung sowie als Garant für die Weiterentwicklung des Systems: „Die Hinweise und Erfahrungen, die über die DSAG ausgetauscht werden, sind für uns immer von Bedeutung, und wir konsultieren regelmäßig die einzelnen Foren. Auch vom Jahreskongress und den Technologietagen nehmen wir immer wieder viele Anregungen mit.“

Bildnachweis: Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM), Shutterstock